Indicizzazione

Come indicizzare la tua rivista in SciELO passo dopo passo (Guida 2025)

20 maggio 2025
Come indicizzare la tua rivista in SciELO passo dopo passo

1. La chiamata che ha cambiato tutto

Nota: la seguente narrazione è un caso di studio illustrativo basato su una combinazione di esperienze reali.

Il Journal of Contemporary History era stato pubblicato per 23 anni, ma riceveva meno di 300 download mensili. Marta, la sua direttrice, ricevette un'email da un ricercatore brasiliano che non riusciva a trovare articoli al di fuori dell'archivio istituzionale. Quel lamento amichevole le aprì gli occhi: era ora di unirsi a un aggregatore più grande. Oggi, dopo l'adesione a SciELO, i download superano i 4.000 al mese e il numero di manoscritti provenienti da fonti esterne all'istituzione è raddoppiato.

1.1 Perché SciELO è ancora fondamentale?

Perché combina tre attributi difficili da replicare: visibilità internazionale – con omologhi in Brasile, Cile, Messico, Spagna e altrove –, standard tecnici chiari e un forte impegno per l'accesso aperto. Per un autore che cerca un impatto reale nella regione, vedere il proprio lavoro su SciELO è come apparire sulla prima pagina di una rivista di settore.

2. Comprendere i criteri del 2025 senza morire nel tentativo

SciELO pubblica una tabella dei requisiti ogni due anni; il segreto è leggerla in anticipo e trasformare ogni punto in azioni concrete. Tre esempi:

  • Frequenza costante. Non basta pubblicare puntualmente questo semestre: la piattaforma analizza la regolarità degli ultimi due anni.
  • Metadati XML JATS 1.3. Ciò significa includere ORCID, ROR e finanziamento. Lascia un Vuoto genera un rifiuto automatico.
  • Diversità editoriale. Almeno il 30% del comitato deve risiedere al di fuori del Paese di origine. Non è accettabile invitare colleghi e lasciarli in foto; SciELO richiede verbali di riunione e liste di revisione.

Consiglio pratico : non cercare di memorizzare i requisiti; traducili in attività. Crea un documento condiviso con ogni criterio come attività specifica, assegna le responsabilità e stabilisci le scadenze. Vedrai come quella che sembrava una lista intimidatoria si trasformerà in un piano attuabile, con passaggi chiari e visibili per l'intero team.

3. Settimana 1–3: Audit e piano d'azione

  1. Esportare un file CSV con le date di pubblicazione e verificare l'effettiva discrepanza rispetto al calendario ufficiale.
  2. Controllare le licenze : ogni file PDF e HTML deve avere il logo CC-BY ben visibile.
  3. Convalida l'XML con SciELO Tagger. Carica tre articoli recenti e annota eventuali errori ricorrenti.
  4. Esaminare le politiche etiche : menzionare COPE, plagio, intelligenza artificiale generativa e tempi di revisione.

4. Settimana 4–7: Esecuzione tecnica

  • Genera XML. Noi di Index possiamo aiutarti a trasformare i tuoi articoli nel formato XML-JATS richiesto da SciELO e a verificare le entità con Crossref.
  • Assegna DOI retroattivi. Un DOI senza citazioni vale più di un link non funzionante; inoltre, SciELO lo richiede per tutti i contenuti degli ultimi due anni.
  • Abilita OAI-PMH e HTTPS. SciELO monitora entrambi gli endpoint; un errore 403 può ritardare la valutazione di settimane.

5. Settimana 8–12: Presentazione e follow-up

Il dossier viene inviato tramite un modulo. Da lì, si possono presentare due possibili scenari:

  • Problemi minori (70% dei casi): metadati o licenze solitamente mancano nei numeri più vecchi. Si prega di correggere e rispondere entro sette giorni.
  • Osservazioni principali : di solito comportano il ripristino del periodo di revisione o il rinnovo del comitato. Ciò può estendere il periodo di revisione di altri 90 giorni.

Marta ha completato la prima fase; le sono voluti quattro giorni per correggere un paio di link non funzionanti e ha ricevuto l'accettazione provvisoria 128 giorni dopo il primo invio.

6. Errori che costano mesi

  1. Embargo nascosto. Alcuni plugin aggiungono un periodo di blocco senza che l'editor se ne accorga. Disattivalo.
  2. Traduzioni incomplete. SciELO richiede titoli e abstract bilingui; un articolo con un abstract solo in spagnolo provoca un rifiuto globale, non individuale.
  3. Politiche obsolete. Un PDF istituzionale del 2018 non è sufficiente: pubblica la nuova versione sul tuo sito web e inserisci un link ad essa.

7. Metriche che cambiano dopo l'indicizzazione

Nel Journal of Contemporary History, l'aumento dei download è stato quasi immediato. Ma gli indicatori più significativi sono comparsi dopo sei mesi: citazioni nelle tesi di laurea magistrale latinoamericane e richieste di contributi per numeri speciali. L'impatto non è sempre lineare, ma si consolida e cresce.

Ottenere l'indicizzazione in SciELO è un processo impegnativo, ma non impossibile con una pianificazione rigorosa. Prenota una videochiamata gratuita di 30 minuti con il nostro team editoriale e ricevi un report personalizzato che illustra le tue tre principali aree di miglioramento.