Indicizzazione

Come indicizzare la tua rivista in SciELO passo dopo passo (Guida 2025)

20 maggio 2025
Come indicizzare la tua rivista in SciELO passo dopo passo

1. La chiamata che ha cambiato tutto

Nota: il seguente racconto è un caso di studio illustrativo basato su una combinazione di esperienze reali.

Il Rivista of Contemporary History veniva pubblicato da 23 anni, ma riceveva meno di 300 download mensili. Marta, la sua redattrice, ricevette un'e-mail da un ricercatore brasiliano che non riusciva a trovare articoli al di fuori del repository istituzionale. Quella gentile segnalazione le aprì gli occhi: era giunto il momento di aderire a un aggregatore più grande. Oggi, dopo l'adesione a SciELO, i download superano i 4.000 al mese e il numero di manoscritti stranieri è raddoppiato.

1.1 Perché SciELO è ancora fondamentale?

Perché combina tre attributi difficili da replicare: visibilità internazionale – con omologhi in Brasile, Cile, Messico, Spagna e altrove –, standard tecnici chiari e un forte impegno per l'accesso aperto. Per un autore che cerca un impatto reale nella regione, vedere il proprio lavoro su SciELO è come apparire sulla prima pagina di una rivista di settore.

2. Comprendere i criteri del 2025 senza morire nel tentativo

SciELO pubblica una tabella dei requisiti ogni due anni; il segreto è leggerla in anticipo e trasformare ogni punto in azioni concrete. Tre esempi:

  • Frequenza costante. Non basta pubblicare in tempo in questo semestre: la piattaforma analizza la regolarità degli ultimi due anni.
  • Metadati XML JATS 1.3. Ciò significa includere ORCID, ROR e finanziamenti. Lascia un <funding-group> Se il campo è vuoto, viene generato un rifiuto automatico.
  • Diversità editoriale. Almeno il 30% del comitato deve risiedere al di fuori del paese di origine. Invitare colleghi e includerli solo nella foto non è accettabile; SciELO richiede verbali delle riunioni ed elenchi di revisione.

Consiglio pratico: non cercate di memorizzare i requisiti; traduceteli in attività. Create un documento condiviso in cui ogni criterio corrisponda a un'attività specifica, assegnate le responsabilità e stabilite le scadenze. Vedrete come quella che sembrava una lista scoraggiante si trasformerà in un piano d'azione concreto, con passaggi chiari e visibili per tutto il team.

3. Settimana 1–3: Audit e piano d'azione

  1. Esportare un file CSV le date pubblicazione e verificare l'effettiva discrepanza rispetto al calendario ufficiale.
  2. Verifica le licenze: ogni file PDF e HTML deve riportare in modo visibile il logo CC-BY. 
  3. Convalida il file XML con SciELO Tagger. Carica tre articoli recenti e annota eventuali errori ricorrenti.
  4. Esamina le politiche etiche: menziona COPE, plagio, intelligenza artificiale generativa e tempi di revisione.

4. Settimana 4–7: Esecuzione tecnica

  • Genera XML. Noi di Index possiamo aiutarti a trasformare i tuoi articoli nel formato XML-JATS richiesto da SciELO e a verificare le entità tramite Crossref.
  • Assegna DOI retroattivi. Un DOI senza citazioni vale più di un link non funzionante; inoltre, SciELO lo richiede per tutti i contenuti degli ultimi due anni.
  • Abilitare OAI-PMH e HTTPS. SciELO tiene traccia di entrambi gli endpoint; un errore 403 può ritardare la valutazione di settimane.

5. Settimana 8–12: Presentazione e follow-up

Il dossier viene inviato tramite un modulo. Da lì, si possono presentare due possibili scenari:

  • Problemi minori (70% dei casi): nei numeri più vecchi mancano solitamente metadati o licenze. Si prega di correggere e rispondere entro sette giorni.
  • Osservazioni importanti: Queste di solito comportano il ripristino del periodo di revisione o il rinnovo del comitato. Ciò può estendere il periodo di revisione di altri 90 giorni.

Marta ha completato la prima fase; le sono voluti quattro giorni per correggere un paio di link non funzionanti e ha ricevuto l'accettazione provvisoria 128 giorni dopo il primo invio.

6. Errori che costano mesi

  1. Embargo nascosto. Alcuni plugin aggiungono un periodo di blocco senza che l'editor se ne accorga. Disattivalo.
  2. Traduzioni incomplete. SciELO richiede titoli e abstract bilingui; un articolo con un abstract solo in spagnolo provoca un rifiuto globale, non individuale.
  3. Politiche obsolete. Un PDF istituzionale del 2018 non è sufficiente: pubblicate la nuova versione sul vostro sito web e inserite un link ad essa.

7. Metriche che cambiano dopo indicizzazione

Sulla Rivista of Contemporary History, l'aumento dei download è stato quasi immediato. Ma gli indicatori più significativi sono emersi dopo sei mesi: citazioni nelle tesi di laurea magistrale latinoamericane e richieste di collaborazione per numeri speciali. L'impatto non è sempre lineare, ma si consolida e cresce.

L'indicizzazione in SciELO è un processo impegnativo, ma non impossibile con un'attenta pianificazione. Prenota una videochiamata gratuita di 30 minuti con il nostro team editoriale e ricevi un report personalizzato che illustra le tre aree principali in cui puoi migliorare.