Quanto costa impaginare un articolo scientifico? PDF, HTML, XML JATS ed EPUB
Quando una rivista scientifica definisce il proprio budget, la produzione editoriale compare di solito come un’unica voce: «impaginazione». Ma dietro quella voce si nascondono diverse attività distinte — PDF, HTML, XML JATS, EPUB e i giri di bozze — che si pagano in ore di lavoro della redazione o in fatture dei fornitori. Capire questa ripartizione è il primo passo per sapere quanto costa davvero impaginare un articolo scientifico e se la rivista sta spendendo troppo.
In questo articolo spieghiamo da dove deriva il costo di produzione di un articolo, con valori di riferimento che puoi adattare al tuo caso, e come calcolare il costo annuale della tua rivista.
Che cosa comprende la produzione di un articolo
Una volta accettato il manoscritto, l’articolo deve essere convertito nei formati che vengono pubblicati e depositati nelle banche dati:
- PDF: la versione impaginata secondo la grafica della rivista. Resta il formato più letto dagli autori e quello che i lettori si aspettano.
- HTML: la versione per la lettura sul web, che funziona meglio su dispositivi mobili e facilita l’indicizzazione nei motori di ricerca accademici.
- XML JATS: il formato strutturato richiesto da banche dati come PubMed Central, SciELO o Redalyc. È il più tecnico e quello che accumula più errori quando viene prodotto a mano.
- EPUB: il formato e-book, sempre più rilevante per l’accessibilità.
A tutto questo si aggiungono i giri di bozze: ogni modifica richiesta dall’autore o dalla redazione va applicata a tutti i formati, e mantenerli allineati è ciò che richiede più tempo.
Quante ore richiede ciascun formato
I tempi variano molto in base alla complessità dell’articolo (tabelle, formule, figure) e all’esperienza del team. Per un articolo standard di 8–12 pagine, questi sono i valori di riferimento che utilizziamo nel nostro calcolatore del risparmio:
| Attività | Tempo indicativo per articolo |
|---|---|
| PDF impaginato | 3 h |
| HTML | 1,5 h |
| XML JATS | 2 h (oppure circa 2,50 € a pagina in caso di esternalizzazione) |
| EPUB | 1 h |
| Ogni giro di bozze | circa 15 minuti per formato |
Con due giri di bozze, un articolo pubblicato in tutti e quattro i formati richiede circa 9,5 ore di produzione. Se una rivista pubblica 100 articoli l’anno, si arriva a circa 950 ore: più di sei mesi di lavoro a tempo pieno di una persona.
Come calcolare il costo annuale della tua rivista
La formula di base è semplice:
Costo annuale = articoli all’anno × ore per articolo × costo orario
Con un costo di 25 € l’ora, le 950 ore dell’esempio corrispondono a circa 23.750 € l’anno per la sola produzione. Se l’XML JATS viene affidato a un fornitore esterno, queste ore vanno sostituite con la tariffa a pagina.
Ci sono poi costi che non compaiono in questa formula, ma di cui è bene tenere conto:
- Ritardi: ogni settimana in cui un articolo accettato resta in attesa di impaginazione è una settimana in meno di visibilità e citazioni.
- Errori nell’XML: un XML non ben formato può essere respinto dalle banche dati e costringe a rifare il lavoro.
- Dipendenza da una sola persona: se solo una persona sa impaginare, qualsiasi assenza blocca la pubblicazione.
- Formati che non vengono pubblicati: molte riviste rinunciano all’HTML o all’EPUB per mancanza di tempo, e questo ne limita la visibilità e l’accessibilità.
Tre modelli di produzione e i relativi costi
1. Impaginatore interno
Garantisce il controllo su grafica e tempi, ma il costo è fisso e dipende da una o due persone. È il modello tipico delle riviste universitarie con un volume stabile.
2. Fornitore esterno
Si paga ad articolo o a pagina. È flessibile, ma ogni giro di bozze comporta scambi continui via e-mail, e l’XML JATS viene spesso fatturato a parte.
3. La redazione stessa
Molto diffuso nelle piccole riviste: la redazione impagina come può, spesso in Word. Il costo non compare in nessuna fattura, ma si paga in ore sottratte alla direzione scientifica.
Dove si risparmia
La maggior parte del tempo se ne va in attività ripetitive: applicare la grafica, marcare l’XML e riportare ogni correzione in tutti i formati. È proprio ciò che si può automatizzare.
Con Index Production, la redazione carica il file Word dell’autore e ottiene contemporaneamente PDF, HTML, XML JATS ed EPUB, con la grafica della rivista e sincronizzati tra loro. Il tempo di lavoro si riduce a quello di revisione e approvazione: circa 25 minuti per articolo, più circa 5 minuti per ogni giro di bozze.
Nell’esempio di 100 articoli l’anno in quattro formati, si passa così da circa 950 ore a circa 58: un risparmio stimato di quasi 900 ore.
Calcola il costo e il risparmio della tua rivista
Ogni rivista è diversa. Nel nostro calcolatore del risparmio puoi indicare quanti articoli pubblicate, come gestite oggi la produzione e in quali formati pubblicate, e regolare il costo orario e il numero di giri di bozze. In 30 secondi vedrai una stima indicativa delle ore e dei costi che potresti liberare.