Quanto custa paginar um artigo científico? PDF, HTML, XML JATS e EPUB

Quando uma revista científica elabora o seu orçamento, a produção editorial aparece normalmente numa única rubrica: «paginação». Mas por trás dessa rubrica há várias tarefas distintas — PDF, HTML, XML JATS, EPUB e as rondas de revisão de provas — que se pagam em horas da equipa ou em faturas de fornecedores. Perceber esta decomposição é o primeiro passo para saber quanto custa realmente paginar um artigo científico e se a revista está a gastar de mais.

Neste artigo explicamos de onde vem o custo de produzir um artigo, com valores de referência que pode adaptar ao seu caso, e como calcular o custo anual da sua revista.

O que inclui a produção de um artigo

Depois de aceite o manuscrito, o artigo tem de ser convertido nos formatos que são publicados e depositados em bases de dados:

• PDF: a versão paginada com o design da revista. Continua a ser o formato mais lido pelos autores e o que os leitores esperam.
• HTML: a versão de leitura na web, que funciona melhor em dispositivos móveis e facilita a indexação em motores de pesquisa académicos.
• XML JATS: o formato estruturado exigido por bases de dados como a PubMed Central, a SciELO ou a Redalyc. É o mais técnico e o que acumula mais erros quando é feito à mão.
• EPUB: o formato de livro eletrónico, cada vez mais relevante em termos de acessibilidade.

A isto somam-se as rondas de revisão de provas: cada alteração pedida pelo autor ou pelo editor tem de ser aplicada em todos os formatos, e mantê-los sincronizados é o que consome mais tempo.

Quantas horas exige cada formato

Os tempos variam muito consoante a complexidade do artigo (tabelas, fórmulas, figuras) e a experiência da equipa. Para um artigo padrão de 8 a 12 páginas, estes são os valores de referência que utilizamos na nossa calculadora de poupança:

Com duas rondas de revisão, um artigo publicado nos quatro formatos soma cerca de 9,5 horas de produção. Se uma revista publicar 100 artigos por ano, são cerca de 950 horas: mais de meio ano de trabalho a tempo inteiro de uma pessoa.

Como calcular o custo anual da sua revista

A fórmula básica é simples:

Custo anual = artigos por ano × horas por artigo × custo por hora

Com um custo de 25 € por hora, as 950 horas do exemplo equivalem a cerca de 23 750 € por ano só em produção. Se o XML JATS for encomendado a um fornecedor externo, há que substituir essas horas pela tarifa por página.

Há custos que não aparecem nesta fórmula e que convém ter em conta:

• Atrasos: cada semana que um artigo aceite espera para ser paginado é uma semana a menos de visibilidade e citações.
• Erros no XML: um XML mal formado pode ser rejeitado pelas bases de dados e obriga a refazer o trabalho.
• Dependência de uma só pessoa: se apenas uma pessoa souber paginar, qualquer ausência interrompe a publicação.
• Formatos que não chegam a ser publicados: muitas revistas desistem do HTML ou do EPUB por falta de tempo, o que limita a sua visibilidade e acessibilidade.

Três modelos de produção e respetivos custos

1. Paginador interno

Dá controlo sobre o design e os prazos, mas o custo é fixo e depende de uma ou duas pessoas. É o modelo habitual das revistas universitárias com um volume estável.

2. Fornecedor externo

Paga-se por artigo ou por página. É flexível, mas cada ronda de revisão implica idas e voltas por e-mail, e o XML JATS costuma ser faturado à parte.

3. A própria equipa editorial

Muito comum em revistas pequenas: a equipa editorial pagina como pode, muitas vezes em Word. O custo não aparece em nenhuma fatura, mas paga-se em horas que deixam de ser dedicadas à direção científica.

Onde está a poupança

A maior parte do tempo vai para tarefas repetitivas: aplicar o design, etiquetar o XML e transpor cada correção para todos os formatos. É exatamente isso que pode ser automatizado.

Com o Index Production, a equipa carrega o ficheiro Word do autor e obtém, de uma só vez, o PDF, o HTML, o XML JATS e o EPUB, com o design da revista e sincronizados entre si. O tempo de trabalho passa a ser o de rever e aprovar: cerca de 25 minutos por artigo, mais uns 5 minutos por ronda de revisão.

No exemplo de 100 artigos por ano em quatro formatos, isso significa passar de cerca de 950 horas para cerca de 58: uma poupança estimada de quase 900 horas.

Calcule o custo e a poupança da sua revista

Cada revista é diferente. Na nossa calculadora de poupança pode indicar quantos artigos publicam, como fazem hoje a produção e em que formatos publicam, e ajustar o custo por hora e o número de rondas de revisão. Em 30 segundos verá uma estimativa indicativa das horas e do custo que poderia libertar.

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