Come indicizzare la rivista in PubMed Central: requisiti e preparazione tecnica

Per una rivista biomedica o di scienze della vita, indicizzare la rivista in PubMed Central (PMC) è uno dei salti di visibilità più importanti: il testo completo viene archiviato nella banca dati della National Library of Medicine degli Stati Uniti ed è accessibile da PubMed, uno dei motori di ricerca più usati da ricercatori e clinici.

Il processo di ammissione si articola in due parti ben distinte: una valutazione della qualità scientifica ed editoriale e una valutazione tecnica dei file. Molte riviste superano la prima e si bloccano sulla seconda. In questo articolo le esaminiamo entrambe.

Requisiti preliminari per presentare la domanda

Secondo i criteri pubblicati da PMC, prima di presentare la domanda la rivista deve soddisfare i seguenti requisiti:

• ISSN correttamente registrato e verificabile nel registro dell’ISSN International Centre.
• Pubblicazione elettronica conforme alla politica di accesso di PMC.
• Almeno 25 articoli di ricerca sottoposti a revisione paritaria pubblicati nella versione definitiva. In caso di cambio di editore o di altro cambiamento rilevante, almeno 20 pubblicati dopo tale cambiamento.
• Rispetto delle linee guida linguistiche di PMC.
• Un editore con almeno due anni di attività editoriale accademica di qualità nelle scienze della vita (PMC può valutare casi con uno storico più breve se il team ha un’esperienza comprovata).
• Ambito biomedico o delle scienze della vita, con una politica di revisione paritaria chiara e pubblicata.

Valutazione scientifica ed editoriale

PMC verifica che la rivista pubblichi principalmente contenuti primari sottoposti a revisione paritaria — articoli originali, review, protocolli, casi clinici, descrizioni di dati — e che disponga di politiche editoriali ed etiche solide e applicate in modo coerente. Le domande con problemi sistematici di qualità o di etica vengono respinte già alla prima selezione.

Se la rivista non supera questa fase, deve attendere 24 mesi prima di ripresentare la domanda. Per questo conviene rivedere a fondo politiche, istruzioni per gli autori e trasparenza prima di candidarsi.

Valutazione tecnica: dove molte riviste si fermano

Superata la revisione scientifica, la rivista deve compilare una checklist tecnica e inviare un campione di circa 25 articoli recenti e rappresentativi con tutti i relativi file: XML, PDF, immagini ad alta risoluzione e materiale supplementare.

PMC verifica che questi file rispettino i suoi criteri minimi sui dati e le sue specifiche di invio, e che il contenuto di ogni articolo rappresenti fedelmente la versione pubblicata. Se dopo tre cicli di correzioni gli errori persistono, la domanda viene respinta.

I problemi più frequenti in questa fase sono:

• XML JATS che non supera la validazione o a cui mancano elementi obbligatori.
• Differenze tra l’XML e il PDF pubblicato (titoli, autori, tabelle o riferimenti bibliografici che non coincidono).
• Immagini con risoluzione insufficiente o collegate in modo errato dall’XML.
• Metadati incompleti: date, licenza, finanziamenti o affiliazioni.

Come prepararsi prima di presentare la domanda

1. Rivedete le politiche editoriali: revisione paritaria, etica, conflitti di interesse, ritrattazioni. Devono essere pubblicate e applicate.
2. Generate l’XML JATS in modo sistematico, non articolo per articolo con metodi diversi. La coerenza tra gli articoli è fondamentale nella valutazione tecnica.
3. Validate i file con gli strumenti di validazione e lo style checker messi a disposizione da PMC prima di inviare il campione.
4. Garantite la coerenza tra i formati: XML, PDF e HTML devono corrispondere alla stessa versione dell’articolo.
5. Preparate le immagini con la risoluzione richiesta dalle specifiche di PMC.

Come può aiutarvi Index Production

Index Production genera XML JATS, PDF, HTML ed EPUB da un’unica fonte, partendo dal file Word dell’autore. Poiché tutti i formati derivano dalla stessa origine, restano sincronizzati e ogni correzione si applica una sola volta. È esattamente ciò che serve per preparare un campione di 25 articoli coerente e privo di discrepanze.

Se state preparando la domanda per PMC o per altre banche dati come SciELO, possiamo fare una prova con un articolo della vostra rivista. E se volete stimare quanto tempo di produzione potreste liberare, usate il nostro calcolatore di risparmio.

I requisiti descritti si basano sulle informazioni pubblicate da PMC sul proprio processo di candidatura e valutazione. Consultate sempre la pagina ufficiale di PMC prima di presentare la domanda, poiché i criteri possono cambiare.