Indizierung

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Indexierung Ihrer Zeitschrift in SciELO (Leitfaden 2025)

20. Mai 2025
Schritt für Schritt zur Indexierung Ihrer Zeitschrift in SciELO

1. Der Anruf, der alles veränderte

Hinweis: Die folgende Schilderung ist eine Fallstudie, die auf realen Erfahrungen basiert.

Das „Journal of Contemporary History“ erschien seit 23 Jahren, verzeichnete aber weniger als 300 Downloads pro Monat. Die Herausgeberin Marta erhielt eine E-Mail von einer brasilianischen Forscherin, die keine Artikel außerhalb des institutionellen Repositoriums finden konnte. Diese freundliche Anfrage öffnete ihr die Augen: Es war an der Zeit, sich einem größeren Aggregator anzuschließen. Heute, nach dem Beitritt zu SciELO, verzeichnen wir über 4.000 Downloads pro Monat, und die Anzahl der Manuskripte von außerhalb der Institution hat sich verdoppelt.

1.1 Warum ist SciELO immer noch so wichtig?

Denn es vereint drei schwer zu kopierende Merkmale: internationale Sichtbarkeit – mit Pendants in Brasilien, Chile, Mexiko, Spanien und anderen Ländern –, klare technische Standards und ein starkes Engagement für Open Access. Für Autoren, die in der Region wirklich etwas bewirken wollen, ist die Veröffentlichung ihrer Arbeit in SciELO vergleichbar mit einer Publikation auf der Titelseite einer Fachzeitschrift.

2. Die Kriterien für 2025 verstehen, ohne dabei zu sterben

SciELO veröffentlicht alle zwei Jahre eine Tabelle mit Anforderungen; der Schlüssel liegt darin, diese im Voraus zu lesen und jeden Punkt in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Drei Beispiele:

  • Regelmäßige Veröffentlichungsfrequenz ist wichtig. Es reicht nicht, in diesem Semester nur pünktlich zu veröffentlichen: Die Plattform analysiert die Regelmäßigkeit der letzten zwei Jahre.
  • JATS 1.3 XML-Metadaten. Dies umfasst ORCID, ROR und Informationen zur Finanzierung. Hinterlassen Sie eine Ein leerer Wert führt zu einer automatischen Ablehnung.
  • Redaktionelle Vielfalt. Mindestens 30 % der Komiteemitglieder müssen ihren Wohnsitz außerhalb ihres Herkunftslandes haben. Es ist nicht zulässig, Kollegen einzuladen und sie auf dem Foto zu belassen; SciELO verlangt Sitzungsprotokolle und Gutachterlisten.

Praktischer Tipp : Versuchen Sie nicht, sich die Anforderungen einzuprägen, sondern übersetzen Sie sie in Aufgaben. Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, in dem jedes Kriterium als konkrete Aufgabe definiert wird. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und setzen Sie Fristen. Sie werden sehen, wie sich eine scheinbar unübersichtliche Liste in einen umsetzbaren Plan mit klaren und nachvollziehbaren Schritten für das gesamte Team verwandelt.

3. Woche 1–3: Prüfung und Aktionsplan

  1. Exportieren Sie eine CSV-Datei mit den Veröffentlichungsdaten und überprüfen Sie die tatsächliche Abweichung anhand des offiziellen Kalenders.
  2. Lizenzen prüfen : Jede PDF- und HTML-Datei muss das CC-BY-Logo deutlich sichtbar tragen.
  3. Validieren Sie das XML mit dem SciELO Tagger. Laden Sie drei aktuelle Artikel hoch und notieren Sie alle wiederkehrenden Fehler.
  4. Überprüfung der Ethikrichtlinien : Erwähnung von COPE, Plagiat, generativer KI und Bearbeitungszeiten.

4. Woche 4–7: Technische Durchführung

  • XML generieren. Bei Index können wir Ihnen helfen, Ihre Artikel in das von SciELO geforderte XML-JATS-Format zu konvertieren und Entitäten mit Crossref abzugleichen.
  • Vergeben Sie rückwirkende DOIs. Ein DOI ohne Zitate ist mehr wert als ein defekter Link; außerdem verlangt SciELO ihn für alle Inhalte der letzten zwei Jahre.
  • Aktivieren Sie OAI-PMH und HTTPS. SciELO überwacht beide Endpunkte; ein 403-Fehler kann die Auswertung um Wochen verzögern.

5. Woche 8–12: Präsentation und Nachbereitung

Die Unterlagen werden über ein Formular eingereicht. Daraus ergeben sich zwei mögliche Szenarien:

  • Kleinere Probleme (70 % der Fälle): Metadaten oder Lizenzen fehlen häufig in älteren Ausgaben. Bitte korrigieren Sie diese und antworten Sie innerhalb von sieben Tagen.
  • Wichtigste Feststellungen : Diese beinhalten in der Regel die Wiedereinführung der Überprüfungsfrist oder die Neubesetzung des Ausschusses. Dadurch kann sich die Überprüfungsfrist um weitere 90 Tage verlängern.

Marta durchlief die erste Phase; sie brauchte vier Tage, um ein paar defekte Links zu korrigieren, und erhielt 128 Tage nach der ersten Einreichung eine vorläufige Zusage.

6. Fehler, die Monate kosten

  1. Versteckte Sperrfrist. Einige Plugins fügen eine Sperrfrist hinzu, ohne dass der Redakteur dies bemerkt. Deaktivieren Sie diese.
  2. Unvollständige Übersetzungen. SciELO verlangt zweisprachige Titel und Abstracts; ein Artikel mit einem Abstract nur in Spanisch führt zu einer allgemeinen, nicht individuellen Ablehnung.
  3. Veraltete Richtlinien. Ein institutionelles PDF aus dem Jahr 2018 reicht nicht mehr aus: Veröffentlichen Sie die neue Version auf Ihrer Website und verlinken Sie darauf.

7. Kennzahlen, die sich nach der Indizierung ändern

Im Journal of Contemporary History stiegen die Downloadzahlen nahezu sofort. Die aussagekräftigsten Indikatoren zeigten sich jedoch erst nach sechs Monaten: Zitierungen in lateinamerikanischen Masterarbeiten und Anfragen für Beiträge zu Sonderausgaben. Die Wirkung verläuft nicht immer linear, aber sie setzt sich durch und wächst.

Die Aufnahme in SciELO ist ein anspruchsvoller Prozess, aber mit sorgfältiger Planung durchaus machbar. Vereinbaren Sie ein kostenloses 30-minütiges Videogespräch mit unserem Redaktionsteam und erhalten Sie einen individuellen Bericht mit Ihren drei wichtigsten Verbesserungspotenzialen.