Comment indexer votre revue dans SciELO étape par étape (Guide 2025)
1. L'appel qui a tout changé
Note : Le récit qui suit est une étude de cas illustrative, fondée sur une combinaison d’expériences réelles.
La Revue d’histoire contemporaine était publiée depuis 23 ans, mais ne recevait que moins de 300 téléchargements par mois. Marta, sa rédactrice en chef, a reçu un courriel d’un chercheur brésilien qui ne trouvait pas d’articles provenant de l’extérieur du dépôt institutionnel. Cette remarque, bien que constructive, lui a ouvert les yeux : il était temps de rejoindre un agrégateur plus important. Aujourd’hui, après son adhésion à SciELO, le nombre de téléchargements dépasse les 4 000 par mois et le nombre de manuscrits provenant de l’extérieur de l’institution a doublé.
1.1 Pourquoi SciELO est-il toujours essentiel ?
2. Comprendre les critères de 2025 sans y laisser sa peau
SciELO publie un tableau des exigences tous les deux ans ; le secret est de le lire à l’avance et de traduire chaque point en actions concrètes. Trois exemples :
- Une fréquence de publication constante. Il ne suffit pas de publier à temps ce semestre : la plateforme analyse la régularité des deux dernières années.
- Métadonnées XML JATS 1.3. Cela inclut l'identifiant ORCID, le numéro ROR et les informations relatives au financement. Laissez un
Un champ vide entraîne un rejet automatique. - Diversité éditoriale. Au moins 30 % des membres du comité doivent résider hors du pays d'origine. Inviter des collègues et les laisser apparaître sur la photo n'est pas acceptable ; SciELO exige des comptes rendus de réunion et des listes d'évaluation.
Conseil pratique : Au lieu de mémoriser les exigences, transformez-les en tâches. Créez un document partagé où chaque critère correspond à une tâche spécifique, attribuez les responsabilités et fixez des échéances. Vous constaterez comment une liste qui paraissait interminable se transforme en un plan d’action concret, avec des étapes claires et visibles pour toute l’équipe.
3. Semaines 1 à 3 : Audit et plan d’action
- Exportez un fichier CSV contenant les dates de publication et vérifiez l'écart réel par rapport au calendrier officiel.
- Vérifiez les licences : chaque fichier PDF et HTML doit comporter le logo CC-BY clairement visible.
- Validez le code XML avec SciELO Tagger. Importez trois articles récents et notez les erreurs récurrentes.
- Examiner les politiques d'éthique : mentionner le COPE, le plagiat, l'IA générative et les délais de révision.
4. Semaines 4 à 7 : Exécution technique
- Générez du XML. Chez Index, nous pouvons vous aider à transformer vos articles au format XML-JATS requis par SciELO et à vérifier les entités par rapport à Crossref.
- Attribuez des DOI rétroactifs. Un DOI sans citations vaut mieux qu'un lien brisé ; de plus, SciELO l'exige pour tout le contenu des deux dernières années.
- Activez OAI-PMH et HTTPS. SciELO suit les deux points de terminaison ; une erreur 403 peut retarder l’évaluation de plusieurs semaines.
5. Semaines 8 à 12 : Présentation et suivi
Le dossier est soumis via un formulaire. Deux scénarios sont alors possibles :
- Problèmes mineurs (70 % des cas) : les métadonnées ou les licences sont généralement manquantes dans les anciens numéros. Veuillez corriger ces informations et nous répondre dans un délai de sept jours.
- Observations principales : Il s’agit généralement de rétablir la période d’examen ou de renouveler le comité. Cela peut prolonger la période d’examen de 90 jours supplémentaires.
Marta a franchi la première étape ; il lui a fallu quatre jours pour corriger quelques liens brisés et elle a reçu une acceptation provisoire 128 jours après la première soumission.
6. Des erreurs qui coûtent des mois
- Embargo caché. Certains plugins ajoutent une période de blocage sans que l'éditeur ne s'en aperçoive. Désactivez-le.
- Traductions incomplètes. SciELO exige des titres et des résumés bilingues ; un article dont le résumé est uniquement en espagnol entraîne un rejet global, et non individuel.
- Politiques obsolètes. Un document PDF institutionnel de 2018 ne suffit plus : publiez la nouvelle version sur votre site web et insérez un lien vers celle-ci.
7. Métriques qui changent après l'indexation
Dans le Journal of Contemporary History, l'augmentation des téléchargements a été quasi immédiate. Mais les indicateurs les plus significatifs sont apparus après six mois : les citations dans les mémoires de master latino-américains et les demandes de contributions à des numéros spéciaux. L'impact n'est pas toujours linéaire, mais il s'installe et se développe.
L'indexation dans SciELO est un processus exigeant, mais réalisable avec une planification rigoureuse. Réservez un appel vidéo gratuit de 30 minutes avec notre équipe éditoriale et recevez un rapport personnalisé détaillant vos trois principaux axes d'amélioration.