1. Identité du responsable du traitement des données

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (ci-après, RGPD), nous vous informons que les données personnelles que vous fournissez seront traitées sous la responsabilité de :

  • INDEX PUBLISHING, SL
  • NIF : B21713888
  • Adresse : Carrer de Joanot Martorell, 22, 08014, Barcelone, Espagne
  • de contact : co ******@in*******.com

Si vous souhaitez nous contacter concernant vos données personnelles, vous pouvez le faire à l'adresse indiquée au point précédent.

Le responsable du traitement des données sera désigné alternativement par les termes « INDEX », « Responsable du traitement » ou « Plateforme ».

 

2. Introduction

INDEX PUBLISHING, SL (ci-après « INDEX ») est propriétaire du domaine https://index-360.com de ce site web ou de l’application web et de tout autre type de programme informatique développé, exploité et/ou maintenu par INDEX (ci-après également dénommé la « Plateforme »).

Ce texte fournit à l'Utilisateur la Politique de confidentialité d'INDEX afin de décrire les informations personnelles que nous collectons, la finalité pour laquelle nous les utilisons et, de manière générale, les processus et les manières dont nous les traitons en tant que responsables du traitement des données au cours de l'utilisation et/ou de la Plateforme par les Utilisateurs (enregistrés et non enregistrés conformément au traitement) lors de leur navigation sur celle-ci.

INDEX peut mettre la présente Politique de confidentialité à la disposition de l'Utilisateur dans différentes langues. En cas de divergence d'interprétation, la version espagnole prévaudra.

 

3. Traitements et finalités pour lesquels nous traitons vos données en tant que responsables du traitement

a. Fonctionnalités de la plateforme et du site web

  • Objectif : Permettre aux utilisateurs d'utiliser et de naviguer sur la plateforme et le site web, d'assurer son bon fonctionnement, de permettre les mises à jour et la maintenance technique, et d'améliorer sa navigabilité, sa sécurité et ses performances.
  • Catégories de données traitées:
    • Données d'utilisation de la plateforme utilisateur et données d'application et d'appareil ; y compris les éléments suivants : données de navigation et d'utilisation, adresse IP, préférences d'utilisation, visites effectuées, langue, informations sur l'appareil, type de navigateur, sexe, langue, type d'appareil et système d'exploitation, localisation approximative concernant la région et le pays d'accès ; ainsi que les cookies le cas échéant ; et des données statistiques anonymisées.
    • De même, si l'Utilisateur accède à la Plateforme via une source externe (par exemple, via un lien provenant d'un site web tiers ou d'un réseau social), le Responsable du traitement collectera des informations statistiques anonymes sur la source d'où provient le visiteur afin de mieux comprendre comment les Utilisateurs découvrent et accèdent à la Plateforme et/ou d'améliorer les stratégies de marketing et de positionnement de l'entreprise.
  • Catégories de parties intéressées : Utilisateurs enregistrés et non enregistrés qui utilisent la Plateforme.
  • Méthode d'obtention : partagée par l'utilisateur via la navigation dans l'environnement de la plateforme.
  • Base juridique : Notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement, la mise à jour et la garantie de l'amélioration et de la sécurité de la Plateforme et des Utilisateurs, et à connaître l'origine et la source de l'utilisateur ; ou le consentement de l'Utilisateur dans d'autres cas (par exemple : concernant les cookies qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement de la Plateforme).
  • Durée de conservation : Les données d’utilisation seront conservées pendant une durée maximale d’un an et quelques mois à compter de leur collecte. Passé ce délai, elles seront supprimées, sauf si une autorité publique les exige. Les données statistiques anonymisées pourront être conservées indéfiniment, car elles ne contiennent aucune donnée personnelle.

 

b. Sécurité de la plateforme et prévention de la fraude

  • Finalité : Nous collectons et analysons les données de la personne concernée afin d'assurer la sécurité de nos utilisateurs, de prévenir la fraude, de mener des enquêtes en temps opportun et d'utiliser ces informations pour d'éventuelles réclamations, que ce soit pour notre propre compte ou pour le compte de tiers. Ce traitement comprend :
    1. Collecte de données de trafic : Nous collectons des informations sur les visites sur notre site Web, notamment les adresses IP, le type de navigateur, les pages visitées, le temps passé sur le site et d’autres données de navigation.
    2. Analyse des schémas comportementaux : Nous utilisons des outils analytiques pour identifier les schémas comportementaux inhabituels ou suspects pouvant indiquer des tentatives de fraude ou un accès non autorisé.
    3. Détection des menaces : Nous mettons en œuvre des systèmes de détection d'intrusion et autres menaces qui analysent le trafic en temps réel afin d'identifier et de bloquer les activités malveillantes.
    4. Vérification d'identité : Nous utilisons les données de trafic pour vérifier l'identité des utilisateurs et garantir la légitimité des transactions et des accès.
    5. Nous conservons des enregistrements détaillés des accès et des activités sur notre site web afin de réaliser des audits de sécurité et de réagir rapidement à tout incident.
    6. Collaboration avec les autorités : En cas de détection d'activités frauduleuses ou suspectes, nous pouvons collaborer avec les autorités compétentes en leur fournissant les informations nécessaires à l'enquête, conformément à une obligation légale.

Ces processus nous permettent de protéger l'intégrité de notre site web et la sécurité de nos utilisateurs, garantissant ainsi un environnement numérique sûr et fiable.

  • Catégories de données traitées : Données de navigation et d'utilisation, adresse IP, journaux d'accès, tentatives de connexion infructueuses et activités suspectes, informations sur l'appareil, type de navigateur, type d'appareil et système d'exploitation, localisation approximative concernant la région et le pays d'accès.
  • Catégorie de parties intéressées : Les utilisateurs qui utilisent la Plateforme.
  • Méthode d'obtention : communiquée par l'Utilisateur via la navigation sur la Plateforme.
  • Base juridique applicable : Respect des obligations légales relatives à l’enregistrement des accès et des activités. Le traitement sera fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement à enquêter sur les fraudes, à les détecter, à les prévenir et à les poursuivre, à protéger ses intérêts ou ceux de tiers, ainsi qu’à défendre ses intérêts contre d’éventuelles réclamations pour manquement aux obligations contractuelles ou réglementaires applicables de la part des utilisateurs et à garantir le bon fonctionnement et la sécurité de la plateforme, des utilisateurs et des tiers.
  • Durée de conservation : Les journaux d’accès et d’activité seront conservés pendant un an. Passé ce délai, les données pourront être bloquées pendant les durées légales requises pour le respect des obligations réglementaires et des délais de prescription, si nous estimons qu’il existe un risque de réclamation.

 

c. Fourniture des services contractuels :

  • But:
    • Fournir les services contractuels à nos clients (revues scientifiques, sociétés, universités, etc.).
    • Gérer l'accès à la plateforme de gestion éditoriale et de publication et son utilisation.
    • Fournir une assistance technique et une formation aux utilisateurs enregistrés.
    • Communiquer les améliorations, les mises à jour et les contenus pertinents concernant nos services.
    • Le traitement comprendra la gestion des demandes, des mandats ou des procédures contractuelles préalables et en cours, ainsi que la communication relative au fonctionnement du service.
    • De même, un traitement des données sera effectué pour garantir l’inscription, l’authentification sur la Plateforme et pour gérer les paiements, entre autres traitements connexes permettant de garantir la fourniture des services et l’exécution du contrat.
    • Si le consentement est obtenu et que l'utilisateur le configure sur son appareil, il pourra recevoir des notifications sur celui-ci.
  • Catégories de données traitées :
    • Informations d'identification : nom et prénom.
    • Informations d'accès à la plateforme (nom d'utilisateur, mot de passe chiffré)
    • Données relatives à l'activité éditoriale : rôles d'auteur, de relecteur ou d'éditeur, historique d'utilisation.
    • Informations d'inscription : nom d'utilisateur, mot de passe et sexe.
    • Coordonnées : y compris l'adresse électronique et le numéro de téléphone.
    • Données professionnelles : informations sur la catégorie professionnelle, le poste ou l'intitulé du poste, l'établissement, le programme d'études et les informations connexes.
    • Données d'utilisation des services générées par l'utilisation des services.
    • Informations de facturation : coordonnées d’identification, numéro d’identification fiscale et adresse fiscale.
    • Modalités de paiement : Les paiements seront traités par des prestataires de services de paiement externes, tels que Stripe. Dans ce cas, l’utilisateur partagera directement ses données avec le prestataire. INDEX recevra uniquement la confirmation de paiement, les informations d’identification de l’utilisateur, ainsi que les quatre derniers chiffres de la carte et le code CVV.
    • En cas d’inscription sur la Plateforme via Apple ou Google, certaines données personnelles associées au compte Google ou Apple seront automatiquement partagées avec INDEX (telles que l’avatar/l’image, l’adresse e-mail et le nom et le prénom de l’utilisateur).
  • Catégories de parties intéressées : Les clients qui font appel à nos services, y compris leurs représentants, leur personnel ou les personnes externes agissant pour le compte du client (par exemple, les employés, etc.).
  • Méthode d'obtention : Directement auprès du client lors de son utilisation de la plateforme. Nous pouvons également recevoir des informations de confirmation de paiement de la part de prestataires de services de passerelle de paiement ou d'entreprises qui intègrent ces services à leurs activités et pour lesquelles nous agissons en tant que sous-traitants.
  • Base juridique : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
  • Durée de conservation : Pendant toute la durée de la prestation de services et après sa cessation, vos données peuvent être bloquées pendant les périodes légalement requises pour se conformer aux obligations réglementaires, notamment fiscales, commerciales et de lutte contre le blanchiment d’argent, ainsi que pendant la période de prescription légale.

 

d. Envoi de communications commerciales :

  • Finalité : Envoyer des communications commerciales, des offres, des promotions ou similaires concernant les produits proposés par le responsable du traitement des données, selon les différentes possibilités :
    1. Communications par courriel : Envoi de promotions et/ou d’offres à l’adresse courriel de l’Utilisateur. L’Utilisateur peut s’opposer à tout moment à la réception de communications commerciales en contactant le Responsable du traitement des données à l’adresse courriel indiquée ou, le cas échéant, en utilisant le lien de désabonnement figurant dans le courriel.
    2. Communications de tiers : Les utilisateurs ne peuvent recevoir de communications de tiers que s’ils ont préalablement donné leur consentement explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le responsable du traitement des données aux adresses indiquées.
    3. Communications personnalisées : L’envoi de communications personnalisées basées sur les intérêts et les préférences des utilisateurs nécessitera leur consentement préalable, qui pourra être retiré à tout moment.

Si l’Utilisateur souhaite ne plus recevoir de communications commerciales, il peut s’y opposer ou retirer son consentement à tout moment en contactant le Responsable du traitement par voie postale, par courriel ou par les canaux mis à disposition selon les différents modes de communication.

  • Catégories de données traitées :
    • Informations d'identification : Nom d'utilisateur.
    • Coordonnées : adresse e-mail.
    • Données relatives aux préférences de l'utilisateur, le cas échéant.
  • Catégorie de parties intéressées : Utilisateurs qui utilisent la Plateforme ou qui consentent à recevoir des communications.
  • Mode d'obtention : Directement auprès de l'utilisateur.
    1. Utilisateurs enregistrés ou clients INDEX : directement auprès d’eux via leur inscription sur la Plateforme.
    2. Utilisateurs non enregistrés : directement auprès de la personne intéressée, via son inscription à des formulaires, des newsletters et autres supports similaires.
  • Bases de la légitimité:
    1. En ce qui concerne les utilisateurs ou clients enregistrés : le traitement sera fondé sur les intérêts légitimes du responsable du traitement à informer les utilisateurs sur les produits contractés ou similaires et les informations pertinentes, sauf si l’utilisateur s’oppose à un tel traitement.
    2. Concernant les utilisateurs avec lesquels vous n'avez pas de relation contractuelle : un consentement préalable sera requis.
    3. Le consentement sera également requis pour les utilisateurs enregistrés et non enregistrés pour l'envoi de communications personnalisées et de communications de tiers, jusqu'au retrait du consentement, à l'opposition ou à la suppression du compte par l'utilisateur.
  • Durée de conservation : Les données seront traitées jusqu’au retrait du consentement de l’utilisateur. Une fois cette période écoulée ou le consentement retiré, les données pourront être bloquées pendant les durées légales requises afin de respecter les obligations réglementaires et les délais de prescription applicables.

 

e. Résolution des requêtes de l'utilisateur

  • Objectif : Garantir la communication des Utilisateurs avec le Responsable du traitement pour effectuer des demandes auprès du service client, demander des informations, déposer des réclamations ou autres demandes similaires, par le biais de l'un des points de contact du Responsable du traitement, y compris les formulaires, les adresses électroniques ou postales ou autres mis à la disposition de l'Utilisateur.
  • Catégories de données traitées : données d’identification, notamment nom et prénom, et données de contact, y compris adresse électronique et/ou numéro de téléphone ; ainsi que les informations partagées au cours du processus de consultation.
  • Catégories de parties intéressées : Utilisateurs qui effectuent la requête.
  • Méthode d'obtention : directement auprès des utilisateurs, lorsqu'ils contactent directement le responsable du traitement ou par l'intermédiaire d'un membre du personnel agissant pour le compte de l'utilisateur.
  • Base juridique : Consentement de l'utilisateur ou intérêt légitime du responsable du traitement à répondre à une demande après l'avoir reçue.
  • Durée de conservation : Une fois l'objectif pour lequel elles ont été collectées atteint, les données seront conservées pendant une durée maximale de 24 mois, sauf si, pour des raisons d'intérêt légitime ou en vertu des délais de prescription légaux, il est nécessaire de les conserver pendant une période plus longue.

 

f. Développement commercial : contractualisation des services :

  • Objectif : Permettre aux parties intéressées de contacter INDEX pour demander des informations commerciales, ainsi qu'une réunion ou un essai de la plateforme, et de recueillir des informations de contact de base pour gérer les demandes effectuées via le site web afin d'afficher les produits, les offres commerciales et de gérer la possible contractualisation de services par des clients potentiels.
  • Catégories de données : données d’identification (nom et prénom) ; données de contact de l’entreprise (y compris adresse électronique, numéro de téléphone) ; données professionnelles (intitulé du poste ou fonction).
  • Méthode d'obtention : directement auprès de l'utilisateur lorsqu'il remplit le formulaire de contact.
  • Catégories de parties intéressées : Données des parties intéressées qui souhaitent souscrire aux Services ou à une version d’essai.
  • Base juridique : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’application, à la demande de celle-ci, de mesures précontractuelles ; ainsi qu’au consentement de la personne concernée lorsqu’elle donne son consentement en cliquant sur un formulaire, le cas échéant.
  • Durée de conservation : tant que les communications avec la personne concernée se poursuivent aux fins indiquées, puis pendant 18 mois, ou jusqu’à ce que la personne concernée retire son consentement ou s’oppose au traitement. Par la suite, les données peuvent être bloquées pendant les durées légales requises pour le respect des obligations réglementaires, notamment fiscales, commerciales et de lutte contre le blanchiment d’argent, ainsi que pendant les délais de prescription légaux.

 

g. Analyse et développement internes

  • Finalité : Le responsable du traitement peut collecter et traiter des données d'utilisation statistiques et anonymisées afin d'analyser le comportement et l'utilisation de la plateforme, les habitudes de navigation, le sexe, la langue, les fonctionnalités utilisées par l'utilisateur, dans le but d'améliorer l'expérience utilisateur, d'optimiser les fonctionnalités et d'analyser les tendances d'utilisation, en vue de développer de nouveaux outils ou services, etc.
  • Catégories de données : Données anonymes sur l'utilisation de la plateforme, les habitudes de navigation et les fonctionnalités utilisées.
  • Catégories de parties intéressées : Utilisateurs inscrits et visiteurs de la plateforme (sous forme anonymisée).
  • Intérêt légitime : Intérêts légitimes à analyser des informations anonymes, statistiques et agrégées afin d'offrir des produits et services améliorés aux parties intéressées et de développer de nouveaux produits.
  • Méthode d’obtention : données partagées par l’Utilisateur dans le cadre de l’utilisation des Services.
  • Durée de conservation : Afin de réaliser la finalité déclarée, les données peuvent être stockées et conservées indéfiniment, toujours de manière dissociée ou anonyme, de sorte que les personnes concernées ne puissent pas être identifiées.

 

4. D'où proviennent vos données ?

De manière générale, sauf indication contraire dans d'autres sections de la présente Politique, toutes les données proviennent de la Partie intéressée, soit par la navigation ou l'utilisation de la Plateforme, soit par une communication effectuée par l'Utilisateur par l'un des moyens mis à sa disposition.

 

5. Destinataires des données

En règle générale, le responsable du traitement ne communiquera pas les données personnelles de l'utilisateur à des tiers, sauf lorsque la fourniture d'un service implique la nécessité d'une relation contractuelle et que cette communication est strictement nécessaire à la gestion et au maintien de la relation entre l'utilisateur et le responsable du traitement et/ou à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique.

Dans de tels cas, la communication sera limitée à la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées et toujours conforme aux principes du Règlement général sur la protection des données (RGPD), grâce à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées garantissant la sécurité et la confidentialité des données personnelles. Ces mesures comprennent la conclusion d'accords de traitement des données avec chaque prestataire, lesquels établissent des obligations équivalentes à celles assumées par le responsable du traitement en matière de protection des données. Une fois la prestation effectuée, les prestataires sont tenus de restituer ou de supprimer les données personnelles conformément aux dispositions de ces accords.

À cet égard, et uniquement pour permettre le fonctionnement de la Plateforme et la réalisation des finalités décrites, le Responsable du traitement peut communiquer des Données personnelles aux destinataires suivants :

  • Les fournisseurs de services essentiels, notamment les services informatiques et technologiques, les passerelles de paiement, l'émission de DOI via Crossref, le stockage en nuage, l'envoi de communications, les services d'authentification et de sécurité, les services d'analyse, entre autres services similaires nécessaires à la réalisation des objectifs.
  • Fournisseurs auxquels nous pouvons sous-traiter la construction des stands ou leur gestion.
  • Les autorités publiques, par requête judiciaire ou par obligation légale.
  • Entreprises et/ou consultants qui nous aident dans la gestion de nos services et dans la réalisation de nos objectifs.

Vous pouvez demander des informations supplémentaires concernant les communications adressées au responsable du traitement des données via l'un des points de contact indiqués dans la présente politique.

 

6. Transferts internationaux de données

Certains services utilisés par INDEX peuvent impliquer le transfert international de données (par exemple, le stockage en nuage ou les services d'analyse Web). Dans ces cas, INDEX s'assurera que ces transferts sont effectués dans le respect des garanties appropriées, conformément aux articles 44 et suivants du RGPD.

 

7. Traitement des données personnelles pour le compte de nos clients

Lorsque la Plateforme est utilisée par nos clients dans le cadre de leur activité commerciale en vertu d'un contrat de service, INDEX traitera les données personnelles que ledit client met à sa disposition pour la fourniture de services au nom dudit client, agissant en tant que Sous-traitant de données.

Dans ce cas, le client susmentionné sera le responsable du traitement des données personnelles qu'il partage avec INDEX ou qu'il saisit sur la plateforme.

Le traitement des données personnelles par INDEX en tant que sous-traitant ne sera pas régi par la présente politique de confidentialité, mais par les dispositions du contrat de prestation de services entre la plateforme et le client, conformément aux instructions et aux finalités qui y sont spécifiées, ainsi qu'en vertu d'un accord de traitement spécifique et de la politique de confidentialité du client qui intègre nos services, dans le respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des données.

 

8. Modalités de traitement

Le traitement des données fournies repose sur les principes de licéité, de transparence, de limitation des finalités et de la durée de conservation, de minimisation des données, d'exactitude, d'intégrité et de confidentialité, et sera effectué, en tout état de cause, conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 et de la Loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques.

Le traitement peut notamment être effectué au moyen de supports papier, informatiques et télématiques, conformément aux dispositions de l’article 29 du règlement (UE) 2016/679 et, en tout état de cause, avec des moyens adéquats pour garantir sa sécurité et sa confidentialité conformément aux dispositions de l’article 32 du même règlement (UE) 2016/679.

 

9. Décisions automatisées

Il n’existe aucun processus de décision automatisé, même à des fins de profilage, conformément à l’article 13.2(f) du règlement (UE) n° 679/2016.

 

10. Conservation de vos données personnelles

De manière générale, le responsable du traitement ne conservera vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées, et pendant les durées maximales indiquées pour chacune des activités de traitement mentionnées dans la présente politique.

Durées de conservation selon le type de données, les finalités et la réglementation applicable :

Une fois les délais susmentionnés écoulés, les données seront automatiquement supprimées, sans préjudice de leur conservation ultérieure bloquée lorsque cela est nécessaire pour le respect de certaines obligations, en vertu de dispositions légales ou de responsabilité, ou de demandes et/ou d'ordres émis par les administrations publiques et/ou les autorités de contrôle, pour certaines des raisons indiquées dans les sections précédentes.

S’agissant des informations anonymes et statistiques, le responsable du traitement applique les dispositions du considérant 26 du RGPD, qui dispose : « Les principes de protection des données ne s’appliquent donc pas aux informations anonymes, c’est-à-dire aux informations qui ne se rapportent pas à une personne physique identifiée ou identifiable, ni aux données rendues anonymes de telle sorte que la personne concernée ne soit plus identifiable . » En conséquence, le présent règlement n’affecte pas le traitement de ces informations anonymes, y compris à des fins statistiques ou de recherche.

 

11. Sécurité des données

INDEX met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité des données personnelles et empêcher leur altération, leur perte, leur traitement non autorisé ou leur accès, conformément aux dispositions du RGPD.

 

12. Politique relative aux cookies

Notre site web utilise ses propres cookies et ceux de tiers à des fins d'analyse et pour améliorer l'expérience utilisateur. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre [lien vers la politique relative aux cookies].

 

13. Quels sont vos droits concernant vos données ? 

 Conformément au RGPD, la personne concernée dispose des droits suivants concernant ses données personnelles :

  • Accès à vos données, que vous pouvez également consulter dans la section « mes données »
  • Correction de vos données, car nous souhaitons également nous assurer que vos informations sont exactes et à jour
  • Suppression de vos données,
  • Limitation du traitement de vos données personnelles,
  • Opposition au traitement de vos données, lorsque la base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime,
  • Le retrait de votre consentement au traitement de vos données, lorsque la base juridique de ce traitement est votre consentement, et
  • La portabilité des données, lorsque la base juridique du traitement de vos données est votre consentement ou l'exécution d'un contrat.

Pour exercer leurs droits, les parties intéressées peuvent contacter le responsable du traitement aux adresses indiquées dans la présente politique.

En outre, la personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) si elle a des doutes ou n’est pas satisfaite de l’exercice de ses droits ou du traitement que nous effectuons. Ses coordonnées sont les suivantes :

  • Agence espagnole de protection des données - Espagne - (AEPD)
  • Rue Jorge Juan, 6 // Code postal : 28004 – Madrid
  • Assistance téléphonique : +34 901 100 099 // +34 91 266 35 17
  • https://www.aepd.es

 

14. Mises à jour

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment afin de tenir compte des modifications législatives ou techniques. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web.

Dernière mise à jour : 19/11/2025