Migrer l’historique de votre revue scientifique vers Index : un guide clair pour ne pas perdre le sommeil (ni votre budget)
Pourquoi est-il important de migrer votre historique ?
Garder accessible l’historique des articles publiés facilite leur consultation, améliore la visibilité académique et assure la continuité des connaissances accumulées. Pourtant, la migration est souvent l’un des principaux freins lorsque les revues décident de passer à une plateforme numérique moderne.
Options de migration avec Index
Chez Index, nous proposons deux options claires et adaptées aux besoins particuliers de chaque revue :
1. Migration complète de l'historique
Cette option consiste à transférer tous les contenus antérieurs (articles complets, métadonnées, PDF) vers la plateforme Index. Elle est idéale pour les revues qui souhaitent centraliser entièrement leur historique et offrir une expérience cohérente et unifiée. Quelques exemples réussis :
- Revista Ginecología y Obstetricia de México: des décennies de contenus facilement accessibles grâce à un moteur de recherche avancé.
- Revista Española de Cirugía Osteoarticular: tout l’historique migré et optimisé en un seul endroit.
2. Conserver l'ancienne plateforme et publier uniquement les nouveaux contenus sur Index
Certaines revues préfèrent conserver leur plateforme d’origine comme archive historique et commencer à publier les numéros récents sur Index. Cette option est plus simple, plus économique et plus pratique lorsque l’on souhaite éviter une migration intégrale :
Les deux options sont valables et dépendront des besoins spécifiques de votre revue.
Comment réalisons-nous la migration chez Index ? (Processus en 6 phases)
Chez Index, nous réalisons la migration de manière structurée, claire et efficace :
1. Inventaire du contenu
Nous effectuons une analyse complète du contenu existant en identifiant les articles, métadonnées, PDF et autres éléments à migrer.
2. Export ou scraping/OCR
Si les données peuvent être exportées depuis la plateforme actuelle (comme OJS), nous les exportons directement. Sinon, nous programmons un robot (scraper) qui parcourt toutes les URL pour extraire titres, résumés, auteurs, PDF et texte intégral, en appliquant des techniques d’OCR si nécessaire.
3. Normalisation des données
Les données collectées sont vérifiées et ajustées pour être compatibles avec le format de notre base de données, garantissant précision et cohérence.
4. Validation JATS
Nous convertissons et validons les articles au format JATS-XML, la norme internationale pour la publication scientifique numérique.
5. Chargement du contenu sur la plateforme
Nous chargeons le contenu migré sur la plateforme Index, en veillant à ce qu’il soit accessible, indexable et fonctionnel dès le premier jour.
6. QA (contrôle qualité)
Nous effectuons des vérifications approfondies pour garantir que tous les contenus sont correctement migrés et accessibles, y compris des tests de navigation et de recherche.
Sécurité et sauvegardes
Chez Index, nous sommes convaincus que les revues doivent avoir un contrôle total sur leurs données. C’est pourquoi, en plus d’effectuer des sauvegardes régulières, nous garantissons contractuellement que chaque revue peut demander à tout moment une copie de ses contenus, de ses statistiques et des données de ses utilisateurs. Il est également recommandé que chaque revue conserve ses propres sauvegardes, en local comme dans le cloud.
Notre expérience en migrations
Chez Index, nous avons une vaste expérience de migrations réussies depuis différentes plateformes :
- Revues provenant d’OJS, qui nécessitent un processus d’export direct.
- Revues dotées de plateformes propriétaires ou artisanales qui nécessitent un processus automatisé par scraping.
Notre expérience nous permet d’anticiper les difficultés courantes comme les formats incompatibles, les données incomplètes ou les URL mal structurées.
Des questions sur la migration de votre historique ?
Nous savons que migrer votre historique peut susciter des incertitudes. C’est pourquoi Index propose un accompagnement personnalisé pour analyser votre cas et trouver la meilleure solution pour votre revue. N’hésitez pas à nous contacter : nous serons ravis de répondre à vos questions et de rendre le processus simple et efficace.
Chez Index, nous permettons à votre revue d’entrer avec succès dans l’ère numérique, sans complications ni stress.
Questions fréquentes
Combien de temps dure le processus de migration ?
Il nous faut généralement entre 2 et 4 semaines pour réaliser une migration, selon le volume et la complexité du contenu.
Que deviennent mes données à la fin de la relation avec Index ?
Vous pouvez demander à tout moment l’historique complet, car toutes les données sont la propriété exclusive de votre revue selon nos conditions générales.
Est-il sûr de migrer mon historique avec Index ?
Oui, nous appliquons des protocoles de sécurité stricts tout au long du processus et effectuons des sauvegardes régulières. Nous recommandons également de conserver vos propres copies pour plus de tranquillité.
Est-il possible de migrer seulement une partie de l'historique ?
Oui, nous pouvons migrer uniquement le contenu que vous jugez essentiel. Nous évaluerons avec vous les meilleures options.
Que se passe-t-il si j'ai des problèmes techniques après la migration ?
Chez Index, nous offrons une assistance continue pour résoudre tout incident technique lié à la migration ou à l’utilisation courante de la plateforme.
Planifiez dès maintenant une réunion gratuite de 30 minutes avec un conseiller Index pour analyser votre historique, évaluer les options de migration les plus adaptées et recevoir un plan clair pour préserver et renforcer la visibilité académique de votre revue.