So indexieren Sie Ihre Zeitschrift Schritt für Schritt in SciELO (Leitfaden 2025)
1. Der Anruf, der alles veränderte
Hinweis: Die folgende Geschichte ist ein illustratives Fallbeispiel, das aus mehreren realen Erfahrungen zusammengesetzt wurde.
Die Revista de Historia Contemporánea bestand seit 23 Jahren, hatte aber weniger als 300 Downloads im Monat. Marta, ihre Herausgeberin, erhielt eine E-Mail von einem brasilianischen Forscher, der die Artikel außerhalb des institutionellen Repositoriums nicht finden konnte. Diese freundliche Beschwerde öffnete ihr die Augen: Es war Zeit für einen größeren Aggregator. Heute, nach der Aufnahme in SciELO, liegen die Downloads bei über 4.000 pro Monat, und die Zahl ausländischer Manuskripte hat sich verdoppelt.
1.1 Warum ist SciELO weiterhin so wichtig?
2. Die Kriterien 2025 verstehen, ohne daran zu verzweifeln
SciELO veröffentlicht alle zwei Jahre eine Tabelle mit Anforderungen; das Geheimnis besteht darin, sie rechtzeitig zu lesen und jeden Punkt in eine konkrete Maßnahme zu übersetzen. Drei Beispiele:
- Beständige Erscheinungsweise. Es reicht nicht, in diesem Halbjahr pünktlich zu erscheinen: Die Plattform prüft die Regelmäßigkeit der letzten zwei Jahre.
- Metadaten in JATS-XML 1.3. Das bedeutet, ORCID, ROR und Förderangaben aufzunehmen. Ein leeres <funding-group> führt zur automatischen Ablehnung.
- Redaktionelle Vielfalt. Mindestens 30 % des Gremiums müssen außerhalb des Herkunftslandes ansässig sein. Kollegen nur fürs Foto einzuladen genügt nicht; SciELO verlangt Sitzungsprotokolle und Begutachtungslisten.
Praxistipp: Versuchen Sie nicht, die Anforderungen auswendig zu lernen: Machen Sie Aufgaben daraus. Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, in dem jedes Kriterium eine konkrete Aufgabe mit Verantwortlichen und Fristen ist. So wird aus einer einschüchternden Liste ein umsetzbarer Aktionsplan mit klaren, für das ganze Team sichtbaren Schritten.
3. Woche 1–3: Audit und Aktionsplan
- Exportieren Sie eine CSV-Datei mit den Erscheinungsdaten und prüfen Sie die tatsächliche Abweichung vom offiziellen Zeitplan.
- Prüfen Sie die Lizenzen: Jede PDF- und HTML-Datei muss das CC-BY-Logo gut sichtbar tragen.
- Validieren Sie das XML mit dem SciELO Tagger. Laden Sie drei aktuelle Artikel hoch und notieren Sie wiederkehrende Fehler.
- Überprüfen Sie die Ethikrichtlinien: Erwähnen Sie COPE, Plagiate, generative KI und Begutachtungszeiten.
4. Woche 4–7: technische Umsetzung
- XML erzeugen. Bei Index helfen wir Ihnen, Ihre Artikel in das von SciELO geforderte XML-JATS umzuwandeln und Entitäten mit Crossref abzugleichen.
- Rückwirkend DOIs vergeben. Eine DOI ohne Zitationen ist mehr wert als ein defekter Link; außerdem verlangt SciELO sie für alle Inhalte der letzten zwei Jahre.
- OAI-PMH und HTTPS aktivieren. SciELO crawlt beide Endpunkte; ein 403-Fehler kann die Bewertung um Wochen verzögern.
5. Woche 8–12: Einreichung und Nachverfolgung
Das Dossier wird über ein Formular eingereicht. Danach gibt es zwei mögliche Szenarien:
- Geringfügige Anmerkungen (70 % der Fälle): Meist fehlen Metadaten oder Lizenzen in älteren Ausgaben. Korrigieren Sie dies und antworten Sie innerhalb von sieben Tagen.
- Wesentliche Anmerkungen: Sie betreffen meist die Wiederherstellung der Erscheinungsweise oder die Erneuerung des Gremiums. Die Prüfung kann sich dadurch um weitere 90 Tage verlängern.
Marta erlebte das erste Szenario: Sie brauchte vier Tage, um ein paar defekte Links zu korrigieren, und erhielt 128 Tage nach der ersten Einreichung die vorläufige Aufnahme.
6. Fehler, die Monate kosten
- Verstecktes Embargo. Manche Plugins fügen eine Sperrfrist hinzu, ohne dass die Redaktion es bemerkt. Deaktivieren Sie sie.
- Unvollständige Übersetzungen. SciELO verlangt zweisprachige Titel und Abstracts; ein Artikel mit nur spanischem Abstract führt zur Ablehnung der gesamten Zeitschrift, nicht nur des Artikels.
- Veraltete Richtlinien. Ein institutionelles PDF von 2018 reicht nicht: Veröffentlichen Sie die neue Fassung auf Ihrer Website und verlinken Sie sie.
7. Kennzahlen, die sich nach der Indexierung verändern
Bei der Revista de Historia Contemporánea stiegen die Downloads fast sofort. Die wertvollsten Indikatoren zeigten sich jedoch nach sechs Monaten: Zitationen in lateinamerikanischen Masterarbeiten und Kooperationsanfragen für Sonderausgaben. Wirkung verläuft nicht immer linear, aber sie setzt sich fest und wächst.
Die Indexierung in SciELO ist anspruchsvoll, aber mit sorgfältiger Planung durchaus machbar. Buchen Sie einen kostenlosen 30-minütigen Videocall mit unserem Redaktionsteam und erhalten Sie einen persönlichen Bericht mit Ihren drei wichtigsten Verbesserungsprioritäten.