Como indexar a sua revista na SciELO passo a passo (Guia 2025)
1. A chamada que mudou tudo
Nota: a narrativa seguinte é um caso ilustrativo construído a partir de experiências reais combinadas.
A Revista de Historia Contemporánea tinha 23 anos de percurso, mas menos de 300 downloads mensais. Marta, a sua editora, recebeu um e-mail de um investigador brasileiro que não conseguia encontrar os artigos fora do repositório institucional. Essa queixa amigável abriu-lhe os olhos: era altura de entrar num agregador maior. Hoje, depois da entrada na SciELO, os downloads ultrapassam os 4 000 por mês e o número de manuscritos estrangeiros duplicou.
1.1 Porque é que a SciELO continua a ser essencial?
2. Compreender os critérios de 2025 sem desesperar
A SciELO publica de dois em dois anos uma tabela de requisitos; o segredo é lê-la com tempo e transformar cada ponto numa ação concreta. Três exemplos:
- Periodicidade sustentada. Não basta publicar a tempo neste semestre: a plataforma analisa a regularidade dos últimos dois anos.
- Metadados em XML JATS 1.3. Significa incluir ORCID, ROR e financiamento. Deixar um <funding-group> vazio gera rejeição automática.
- Diversidade editorial. Pelo menos 30% do conselho deve residir fora do país de origem. Não basta convidar colegas para a fotografia; a SciELO pede atas de reuniões e listas de revisões.
Dica prática: Não tente memorizar os requisitos: transforme-os em tarefas. Crie um documento partilhado com cada critério como tarefa concreta, atribua responsáveis e prazos. Verá como o que parecia uma lista intimidante se transforma num plano de ação executável, com passos claros e visíveis para toda a equipa.
3. Semanas 1–3: auditoria e plano de ação
- Exporte um CSV com as datas de publicação e verifique o desfasamento real face ao calendário oficial.
- Verifique as licenças: cada PDF e HTML deve apresentar de forma visível o logótipo CC-BY.
- Valide o XML com o SciELO Tagger. Carregue três artigos recentes e registe os erros recorrentes.
- Reveja as políticas de ética: mencione o COPE, o plágio, a IA generativa e os tempos de revisão.
4. Semanas 4–7: execução técnica
- Gere o XML. Na Index podemos ajudá-lo a converter os seus artigos para o XML-JATS exigido pela SciELO e a verificar as entidades na Crossref.
- Atribua DOI retroativos. Um DOI sem citações vale mais do que uma ligação quebrada; além disso, a SciELO exige-o para todo o conteúdo dos últimos dois anos.
- Ative OAI-PMH e HTTPS. A SciELO rastreia ambos os endpoints; um erro 403 pode atrasar a avaliação semanas.
5. Semanas 8–12: candidatura e acompanhamento
O dossiê é enviado através de um formulário. A partir daí, há dois cenários possíveis:
- Observações menores (70% dos casos): normalmente faltam metadados ou licenças em números antigos. Corrija e responda em sete dias.
- Observações maiores: costumam implicar recuperar a periodicidade ou renovar o conselho. Podem prolongar a revisão por mais 90 dias.
A Marta passou pelo primeiro cenário: demorou quatro dias a corrigir algumas ligações quebradas e recebeu a aceitação provisória 128 dias após a primeira submissão.
6. Erros que custam meses
- Embargo oculto. Alguns plugins acrescentam um período de bloqueio sem que o editor se aperceba. Desative-o.
- Traduções incompletas. A SciELO exige título e resumo bilingues; um artigo com resumo apenas em espanhol provoca uma rejeição global, não individual.
- Políticas desatualizadas. Um PDF institucional de 2018 não basta: publique a nova versão no seu site e coloque a ligação.
7. Métricas que mudam após a indexação
Na Revista de Historia Contemporánea o aumento de downloads foi quase imediato. Mas os indicadores mais valiosos surgiram ao fim de seis meses: citações em dissertações de mestrado latino-americanas e pedidos de colaboração para números especiais. O impacto nem sempre é linear, mas instala-se e cresce.
Indexar na SciELO é um processo exigente, mas não impossível quando é planeado com rigor. Marque uma videochamada gratuita de 30 minutos com a nossa equipa editorial e receba um relatório personalizado com as suas três prioridades de melhoria.