Comment indexer votre revue dans SciELO étape par étape (guide 2025)
1. L'appel qui a tout changé
Remarque : le récit suivant est un cas illustratif construit à partir d’expériences réelles combinées.
La Revista de Historia Contemporánea avait 23 ans d’existence mais moins de 300 téléchargements par mois. Marta, sa rédactrice en chef, reçut un e-mail d’un chercheur brésilien qui ne parvenait pas à trouver les articles en dehors du dépôt institutionnel. Cette remarque amicale lui ouvrit les yeux : il était temps de rejoindre un agrégateur plus large. Aujourd’hui, après son entrée dans SciELO, les téléchargements dépassent 4 000 par mois et le nombre de manuscrits étrangers a doublé.
1.1 Pourquoi SciELO reste-t-il essentiel ?
2. Comprendre les critères 2025 sans y laisser sa santé
SciELO publie tous les deux ans un tableau d’exigences ; le secret est de le lire suffisamment tôt et de transformer chaque point en action concrète. Trois exemples :
- Périodicité soutenue. Il ne suffit pas de publier à temps ce semestre : la plateforme analyse la régularité des deux dernières années.
- Métadonnées en XML JATS 1.3. Cela implique d’inclure ORCID, ROR et le financement. Laisser un <funding-group> vide entraîne un rejet automatique.
- Diversité éditoriale. Au moins 30 % du comité doit résider hors du pays d’origine. Inviter des collègues pour la photo ne suffit pas : SciELO demande des procès-verbaux de réunions et des listes d’évaluations.
Conseil pratique: N’essayez pas de mémoriser les exigences : transformez-les en tâches. Créez un document partagé où chaque critère devient une tâche concrète, avec des responsables et des échéances. Vous verrez qu’une liste qui semblait intimidante devient un plan d’action réalisable, avec des étapes claires et visibles par toute l’équipe.
3. Semaines 1 à 3 : audit et plan d'action
- Exportez un CSV avec les dates de publication et vérifiez l’écart réel par rapport au calendrier officiel.
- Vérifiez les licences: chaque PDF et HTML doit afficher clairement le logo CC-BY.
- Validez le XML avec SciELO Tagger. Chargez trois articles récents et notez les erreurs récurrentes.
- Révisez les politiques éthiques: mentionnez COPE, le plagiat, l’IA générative et les délais d’évaluation.
4. Semaines 4 à 7 : exécution technique
- Générez le XML. Chez Index, nous pouvons vous aider à convertir vos articles au format XML-JATS exigé par SciELO et à vérifier les entités auprès de Crossref.
- Attribuez des DOI rétroactifs. Un DOI sans citations vaut mieux qu’un lien cassé ; en outre, SciELO l’exige pour tout contenu des deux dernières années.
- Activez OAI-PMH et HTTPS. SciELO explore ces deux points d’accès ; une erreur 403 peut retarder l’évaluation de plusieurs semaines.
5. Semaines 8 à 12 : dépôt et suivi
Le dossier est envoyé via un formulaire. Deux scénarios sont alors possibles :
- Observations mineures (70 % des cas) : il manque généralement des métadonnées ou des licences dans d’anciens numéros. Corrigez et répondez sous sept jours.
- Observations majeures: elles impliquent souvent de rétablir la périodicité ou de renouveler le comité. L’évaluation peut alors s’allonger de 90 jours.
Marta a connu le premier scénario : il lui a fallu quatre jours pour corriger quelques liens cassés, et elle a reçu l’acceptation provisoire 128 jours après le premier dépôt.
6. Des erreurs qui coûtent des mois
- Embargo caché. Certains plugins ajoutent une période de blocage sans que l’éditeur s’en aperçoive. Désactivez-la.
- Traductions incomplètes. SciELO exige un titre et un résumé bilingues ; un article dont le résumé n’est qu’en espagnol entraîne un rejet global, et non individuel.
- Politiques obsolètes. Un PDF institutionnel de 2018 ne suffit pas : publiez la nouvelle version sur votre site et ajoutez-y un lien.
7. Les indicateurs qui changent après l'indexation
Pour la Revista de Historia Contemporánea la hausse des téléchargements a été presque immédiate. Mais les indicateurs les plus précieux sont apparus au bout de six mois : des citations dans des mémoires de master latino-américains et des propositions de collaboration pour des numéros spéciaux. L’impact n’est pas toujours linéaire, mais il s’installe et grandit.
L’indexation dans SciELO est un processus exigeant, mais pas impossible lorsqu’elle est planifiée avec rigueur. Réservez un appel vidéo gratuit de 30 minutes avec notre équipe éditoriale et recevez un rapport personnalisé avec vos trois priorités d’amélioration.