Zeitschrift in PubMed Central aufnehmen lassen: Anforderungen und technische Vorbereitung

Für eine biomedizinische oder lebenswissenschaftliche Zeitschrift ist es einer der größten Sichtbarkeitsgewinne, die Zeitschrift in PubMed Central (PMC) aufnehmen zu lassen: Der Volltext wird in der Datenbank der US-amerikanischen National Library of Medicine archiviert und ist über PubMed zugänglich, eine der von Forschenden sowie Ärztinnen und Ärzten am häufigsten genutzten Suchmaschinen.

Das Aufnahmeverfahren besteht aus zwei klar getrennten Teilen: einer Prüfung der wissenschaftlichen und redaktionellen Qualität und einer technischen Prüfung der Dateien. Viele Zeitschriften bestehen die erste und scheitern an der zweiten. In diesem Beitrag gehen wir auf beide ein.

Voraussetzungen für den Antrag

Nach den von PMC veröffentlichten Kriterien muss die Zeitschrift vor der Antragstellung Folgendes erfüllen:

• Eine korrekt registrierte ISSN, die im Register des ISSN International Centre überprüfbar ist.
• Elektronische Veröffentlichung, die der Zugangsrichtlinie von PMC entspricht.
• Mindestens 25 begutachtete Forschungsartikel, die in ihrer endgültigen Fassung veröffentlicht sind. Bei einem Verlagswechsel oder einer anderen wesentlichen Änderung mindestens 20 seit dieser Änderung veröffentlichte Artikel.
• Einhaltung der Sprachrichtlinien von PMC.
• Ein Verlag mit mindestens zwei Jahren qualitativ hochwertiger wissenschaftlicher Publikationstätigkeit in den Lebenswissenschaften (PMC kann Fälle mit kürzerer Historie prüfen, wenn das Team nachweislich erfahren ist).
• Ein biomedizinischer oder lebenswissenschaftlicher Themenbereich mit einer klaren, veröffentlichten Peer-Review-Richtlinie.

Wissenschaftliche und redaktionelle Prüfung

PMC prüft, ob die Zeitschrift überwiegend begutachtete Primärinhalte veröffentlicht – Originalarbeiten, Übersichtsarbeiten, Protokolle, Fallberichte, Datenbeschreibungen – und ob sie über solide redaktionelle und ethische Richtlinien verfügt, die konsequent angewendet werden. Anträge mit systematischen Qualitäts- oder Ethikproblemen werden bereits in der ersten Sichtung abgelehnt.

Besteht die Zeitschrift diese Phase nicht, muss sie 24 Monate warten, bevor sie erneut einen Antrag stellen kann. Deshalb lohnt es sich, Richtlinien, Autorenhinweise und Transparenz vor der Antragstellung gründlich zu überprüfen.

Technische Prüfung: Hier scheitern viele Zeitschriften

Nach bestandener wissenschaftlicher Prüfung muss die Zeitschrift eine technische Checkliste ausfüllen und eine Stichprobe von etwa 25 aktuellen, repräsentativen Artikeln mit allen zugehörigen Dateien einreichen: XML, PDF, hochauflösende Abbildungen und Zusatzmaterial.

PMC prüft, ob diese Dateien die Mindestanforderungen an die Daten und die Einreichungsspezifikationen erfüllen und ob der Inhalt jedes Artikels die veröffentlichte Fassung exakt wiedergibt. Bestehen nach drei Korrekturrunden weiterhin Fehler, wird der Antrag abgelehnt.

Die häufigsten Probleme in dieser Phase sind:

• JATS-XML, das nicht valide ist oder in dem Pflichtelemente fehlen.
• Abweichungen zwischen XML und veröffentlichtem PDF (Titel, Autorinnen und Autoren, Tabellen oder Literaturangaben, die nicht übereinstimmen).
• Abbildungen mit unzureichender Auflösung oder fehlerhafter Verknüpfung im XML.
• Unvollständige Metadaten: Datumsangaben, Lizenz, Förderung oder Affiliationen.

So bereiten Sie sich auf den Antrag vor

1. Überprüfen Sie Ihre redaktionellen Richtlinien: Peer Review, Ethik, Interessenkonflikte, Retraktionen. Sie müssen veröffentlicht sein und angewendet werden.
2. Erstellen Sie das JATS-XML systematisch und nicht Artikel für Artikel mit unterschiedlichen Methoden. Die Konsistenz zwischen den Artikeln ist bei der technischen Prüfung entscheidend.
3. Validieren Sie Ihre Dateien mit den Validierungswerkzeugen und dem Style Checker von PMC, bevor Sie die Stichprobe einreichen.
4. Sorgen Sie für Konsistenz zwischen den Formaten: XML, PDF und HTML müssen dieselbe Fassung des Artikels darstellen.
5. Bereiten Sie die Abbildungen in der von PMC geforderten Auflösung vor.

Wie Index Production Sie unterstützt

Index Production erzeugt JATS-XML, PDF, HTML und EPUB aus einer einzigen Quelle – der Word-Datei der Autorin oder des Autors. Da alle Formate denselben Ursprung haben, bleiben sie synchron, und jede Korrektur wird nur einmal vorgenommen. Genau das brauchen Sie, um eine konsistente Stichprobe von 25 Artikeln ohne Abweichungen vorzubereiten.

Wenn Sie einen Antrag bei PMC oder bei anderen Datenbanken wie SciELO vorbereiten, können wir es gern mit einem Artikel Ihrer Zeitschrift testen. Und wenn Sie abschätzen möchten, wie viel Produktionszeit Sie gewinnen würden, nutzen Sie unseren Einsparungsrechner.

Die beschriebenen Anforderungen beruhen auf den von PMC veröffentlichten Informationen zum Antrags- und Prüfverfahren. Bitte konsultieren Sie vor der Antragstellung stets die offizielle Seite von PMC, da sich die Kriterien ändern können.