JATS-XML aus Word erstellen: Optionen, häufige Fehler und Validierung

Fast jeder wissenschaftliche Artikel beginnt als Word-Datei. Doch die Datenbanken, die einer Zeitschrift die größte Sichtbarkeit verschaffen – PubMed Central, SciELO, Redalyc –, lesen kein Word: Sie verlangen JATS-XML, ein Format, das die Struktur des Artikels so beschreibt, dass Maschinen sie verstehen können. Wie lässt sich also JATS-XML aus Word erstellen?

Der Weg vom einen zum anderen ist einer der häufigsten Engpässe in der redaktionellen Produktion. In diesem Leitfaden stellen wir die verfügbaren Optionen und die häufigsten Fehler vor und zeigen, wie Sie prüfen, ob das XML korrekt ist, bevor Sie es einreichen.

Was ein JATS-XML enthalten muss

JATS (Journal Article Tag Suite) ist die Norm ANSI/NISO Z39.96. Ein Artikel in JATS gliedert sich in drei große Blöcke:

• front: Metadaten der Zeitschrift und des Artikels (Titel, Autoren, Affiliationen, ORCID, Abstract, Schlagwörter, Daten, DOI, Lizenz).
• body: der Text, gegliedert in Abschnitte, mit Tabellen, Abbildungen, Formeln und Zitaten.
• back: Literaturverzeichnis, Danksagungen, Förderhinweise, ergänzendes Material.

Die Herausforderung besteht nicht nur darin, den Text umzuwandeln, sondern jedes Element korrekt zu erkennen: Jeder Autor muss mit seiner Affiliation verknüpft, jede Literaturangabe in Autoren, Titel, Zeitschrift, Jahr und DOI aufgeschlüsselt und jede Tabelle eine echte Tabelle statt eines Bildes sein.

Vier Wege von Word zu JATS-XML

1. Manuelle Auszeichnung

Eine Person zeichnet den Artikel mit einem XML-Editor oder mit den Auszeichnungswerkzeugen aus, die manche Datenbanken bereitstellen. Das bietet volle Kontrolle, erfordert aber eine spezielle Schulung und kostet Stunden pro Artikel. Zudem ist diese Methode am anfälligsten für Flüchtigkeitsfehler.

2. Externer Dienstleister

Sie senden den finalen Artikel und erhalten das XML zurück. Das ist bequem, verursacht aber Kosten pro Seite und verlängert die Durchlaufzeit: Jede spätere Korrektur muss erneut beauftragt werden, und das XML kann vom PDF abweichen.

3. Generische Plugins und Konverter

Es gibt Konverter und Plugins (zum Beispiel für OJS), die Word in XML umwandeln. Sie funktionieren gut bei sehr sauberen Dokumenten, scheitern aber häufig an komplexen Tabellen, unstrukturierten Literaturangaben oder uneinheitlichen Word-Formatvorlagen. Das Ergebnis muss fast immer manuell überarbeitet werden.

4. Automatisierte Produktion aus einer einzigen Quelle

Werkzeuge wie Index Production strukturieren den Artikel einmalig anhand der Word-Datei und erzeugen aus dieser einen Quelle JATS-XML, PDF, HTML und EPUB. Der wichtigste Vorteil: Die Formate laufen nicht auseinander – eine Korrektur wird einmal vorgenommen und erreicht alle Formate.

Häufige Fehler, die zu Ablehnungen führen

Eine 2025 in der Zeitschrift Infonomy veröffentlichte Studie (Lázaro-Rodríguez) hat JATS-Dateien bereits veröffentlichter Artikel untersucht und wiederkehrende Fehler festgestellt. Zu den häufigsten zählen:

• XML, das sich nicht validieren lässt – weder gegen die JATS-DTD noch gegen das Schema.
• Unvollständige Struktur: Erwartete Elemente wie Affiliationen, Daten oder Lizenz fehlen.
• Falsche Verwendung von Elementen und Attributen oder veraltete Elemente.
• Abweichungen zwischen den Formaten: Das XML stimmt nicht mit dem veröffentlichten PDF desselben Artikels überein.
• Falsche Sprachangabe, insbesondere bei Artikeln mit Abstracts in mehreren Sprachen.

Hinzu kommen sehr verbreitete praktische Probleme: nicht aufgeschlüsselte Literaturangaben, nicht verknüpfte Abbildungen, falsch kodierte Sonderzeichen und Tabellen, die in Bilder umgewandelt wurden.

So validieren Sie das XML vor dem Einreichen

1. Validieren Sie gegen die DTD oder das Schema der JATS-Version, die die Zieldatenbank verlangt.
2. Nutzen Sie die offiziellen Validatoren: PubMed Central bietet Werkzeuge zur Dateivalidierung und einen Style Checker, und die Initiative JATS4R (NISO) stellt einen Validator auf Basis ihrer Best-Practice-Empfehlungen bereit.
3. Prüfen Sie die spezifischen Anforderungen jeder Datenbank: SciELO zum Beispiel arbeitet mit einem eigenen, auf JATS basierenden Schema, SciELO PS.
4. Vergleichen Sie das XML mit dem PDF: Titel, Autoren, Affiliationen, Anzahl der Tabellen und Abbildungen sowie Anzahl der Literaturangaben müssen übereinstimmen.
5. Prüfen Sie eine gerenderte Stichprobe: Wenn Sie das in HTML umgewandelte XML ansehen, fallen fehlende Elemente leichter auf.

Welche Option zu Ihrer Zeitschrift passt

Wenn Sie nur wenige Artikel pro Jahr veröffentlichen und jemand im Team die Auszeichnung beherrscht, kann die manuelle Methode ausreichen. Wächst das Volumen oder müssen Sie auch in HTML und EPUB veröffentlichen, sparen Sie die meiste Zeit, wenn Sie alle Formate aus einer einzigen Quelle produzieren.

Wenn Sie sehen möchten, wie einer Ihrer Artikel aussehen würde, können Sie auf der Seite JATS-XML einen Test mit einem Manuskript Ihrer Zeitschrift anfordern. Und wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit Sie sparen könnten, probieren Sie den Einsparungsrechner aus.