Come generare XML JATS da Word: opzioni, errori frequenti e come validarlo

Quasi tutti gli articoli scientifici nascono come file Word. Ma le banche dati che danno maggiore visibilità a una rivista — PubMed Central, SciELO, Redalyc — non leggono Word: richiedono l’XML JATS, un formato che descrive la struttura dell’articolo in modo che le macchine possano interpretarla. Come si fa, allora, a generare XML JATS da Word?

Passare dall’uno all’altro è uno dei colli di bottiglia più comuni della produzione editoriale. In questa guida esaminiamo le opzioni disponibili, gli errori più frequenti e come verificare che l’XML sia corretto prima di inviarlo.

Che cosa deve contenere un XML JATS

JATS (Journal Article Tag Suite) è lo standard ANSI/NISO Z39.96. Un articolo in JATS si divide in tre grandi blocchi:

• front: metadati della rivista e dell’articolo (titolo, autori, affiliazioni, ORCID, abstract, parole chiave, date, DOI, licenza).
• body: il testo, organizzato in sezioni, con tabelle, figure, formule e citazioni.
• back: riferimenti bibliografici, ringraziamenti, finanziamenti, materiale supplementare.

La sfida non è soltanto convertire il testo, ma identificare correttamente ogni elemento: ogni autore deve essere collegato alla propria affiliazione, ogni riferimento scomposto in autori, titolo, rivista, anno e DOI, e ogni tabella deve essere una vera tabella e non un’immagine.

Quattro modi per passare da Word a XML JATS

1. Marcatura manuale

Una persona marca l’articolo con un editor XML o con gli strumenti di marcatura messi a disposizione da alcune banche dati. Offre un controllo totale, ma richiede una formazione specifica e ore di lavoro per articolo. È anche il metodo più esposto agli errori dovuti alla stanchezza.

2. Fornitore esterno

Si invia l’articolo definitivo e si riceve l’XML. È comodo, ma ha un costo a pagina e allunga i tempi: ogni correzione successiva va commissionata di nuovo, e l’XML può disallinearsi dal PDF.

3. Plugin e convertitori generici

Esistono convertitori e plugin (per esempio per OJS) che trasformano Word in XML. Funzionano bene con documenti molto puliti, ma tendono a fallire con tabelle complesse, riferimenti non strutturati o stili di Word incoerenti. Il risultato richiede quasi sempre una revisione manuale.

4. Produzione automatizzata da un’unica fonte

Strumenti come Index Production strutturano l’articolo una sola volta a partire dal file Word e generano, da quella stessa fonte, XML JATS, PDF, HTML ed EPUB. Il vantaggio principale è che i formati non si disallineano: una correzione si applica una volta sola e si riflette su tutti.

Errori frequenti che causano rifiuti

Uno studio pubblicato nel 2025 sulla rivista Infonomy (Lázaro-Rodríguez) ha analizzato file JATS di articoli già pubblicati e ha individuato errori ricorrenti. Tra i più comuni:

• XML che non supera la validazione rispetto alla DTD o allo schema JATS.
• Struttura incompleta: mancano elementi previsti, come affiliazioni, date o licenza.
• Uso scorretto di elementi e attributi, oppure elementi obsoleti.
• Differenze tra formati: l’XML non corrisponde al PDF pubblicato dello stesso articolo.
• Dichiarazione della lingua errata, soprattutto negli articoli con abstract in più lingue.

A questi si aggiungono problemi pratici molto comuni: riferimenti non scomposti, figure non collegate, caratteri speciali codificati male e tabelle convertite in immagini.

Come validare l’XML prima di inviarlo

1. Valida rispetto alla DTD o allo schema della versione di JATS richiesta dalla banca dati di destinazione.
2. Usa i validatori ufficiali: PubMed Central offre strumenti di validazione dei file e uno style checker, e l’iniziativa JATS4R (NISO) mette a disposizione un validatore basato sulle sue raccomandazioni di buone pratiche.
3. Verifica i requisiti specifici di ciascuna banca dati: SciELO, per esempio, utilizza un proprio schema basato su JATS, SciELO PS.
4. Confronta l’XML con il PDF: titolo, autori, affiliazioni, numero di tabelle e figure e numero di riferimenti devono coincidere.
5. Controlla un campione renderizzato: visualizzare l’XML convertito in HTML aiuta a individuare gli elementi mancanti.

Quale opzione conviene alla tua rivista

Se pubblichi pochi articoli l’anno e qualcuno della redazione padroneggia la marcatura, il metodo manuale può bastare. Se il volume cresce, o devi pubblicare anche in HTML ed EPUB, ciò che fa risparmiare più tempo è produrre tutti i formati da un’unica fonte.

Se vuoi vedere come verrebbe uno dei tuoi articoli, nella pagina XML JATS puoi chiederci una prova con un manoscritto della tua rivista. E se vuoi sapere quanto tempo potresti risparmiare, prova il calcolatore del risparmio.