Cómo generar XML JATS desde Word: opciones, errores frecuentes y cómo validarlo

Casi todos los artículos científicos empiezan su vida como un archivo de Word. Pero las bases de datos que más visibilidad dan a una revista —PubMed Central, SciELO, Redalyc— no leen Word: piden XML JATS, un formato que describe la estructura del artículo de forma que las máquinas puedan entenderla.

Pasar de uno a otro es uno de los cuellos de botella más habituales en la producción editorial. En esta guía repasamos las opciones que existen, los errores más frecuentes y cómo comprobar que el XML es correcto antes de enviarlo.

Qué tiene que contener un XML JATS

JATS (Journal Article Tag Suite) es la norma ANSI/NISO Z39.96. Un artículo en JATS se divide en tres grandes bloques:

• front: metadatos de la revista y del artículo (título, autores, afiliaciones, ORCID, resumen, palabras clave, fechas, DOI, licencia).
• body: el texto, organizado en secciones, con sus tablas, figuras, fórmulas y citas.
• back: referencias bibliográficas, agradecimientos, financiación, material suplementario.

El reto no es solo convertir el texto, sino identificar correctamente cada elemento: que un autor esté vinculado a su afiliación, que cada referencia esté desglosada en autores, título, revista, año y DOI, que cada tabla sea una tabla real y no una imagen.

Cuatro formas de pasar de Word a XML JATS

1. Marcado manual

Una persona etiqueta el artículo con un editor XML o con las herramientas de marcación que ofrecen algunas bases de datos. Da control total, pero requiere formación específica y lleva horas por artículo. Es el método más propenso a errores por cansancio.

2. Proveedor externo

Se envía el artículo final y se recibe el XML. Es cómodo, pero tiene coste por página y añade plazos: cada corrección posterior hay que volver a encargarla, y el XML puede quedar desincronizado del PDF.

3. Plugins y conversores genéricos

Existen conversores y plugins (por ejemplo, para OJS) que transforman Word en XML. Funcionan bien con documentos muy limpios, pero suelen fallar con tablas complejas, referencias no estructuradas o estilos de Word inconsistentes. El resultado casi siempre requiere revisión manual.

4. Producción automatizada desde una sola fuente

Herramientas como Index Production estructuran el artículo una sola vez a partir del Word y generan, desde esa misma fuente, el XML JATS, el PDF, el HTML y el EPUB. La ventaja principal es que los formatos no se desincronizan: una corrección se aplica una vez y llega a todos.

Errores frecuentes que provocan rechazos

Un estudio publicado en 2025 en la revista Infonomy (Lázaro-Rodríguez) analizó archivos JATS de artículos ya publicados y encontró errores recurrentes. Entre los más habituales:

• XML que no valida contra la DTD o el esquema de JATS.
• Estructura incompleta: faltan elementos esperados, como afiliaciones, fechas o licencia.
• Uso incorrecto de elementos y atributos, o elementos obsoletos.
• Diferencias entre formatos: el XML no coincide con el PDF publicado del mismo artículo.
• Declaración de idioma incorrecta, especialmente en artículos con resúmenes en varias lenguas.

A estos se suman problemas prácticos muy comunes: referencias sin desglosar, figuras sin enlazar, caracteres especiales mal codificados y tablas convertidas en imagen.

Cómo validar el XML antes de enviarlo

1. Valida contra la DTD o el esquema de la versión de JATS que pide la base de datos de destino.
2. Usa los validadores oficiales: PubMed Central ofrece herramientas de validación de archivos y un comprobador de estilo, y la iniciativa JATS4R (NISO) dispone de un validador con sus recomendaciones de buenas prácticas.
3. Comprueba los requisitos específicos de cada base de datos: SciELO, por ejemplo, trabaja con su propio esquema basado en JATS, SciELO PS.
4. Compara el XML con el PDF: título, autores, afiliaciones, número de tablas y figuras y número de referencias deben coincidir.
5. Revisa una muestra renderizada: ver el XML convertido en HTML ayuda a detectar elementos que faltan.

Qué opción conviene a tu revista

Si publicas pocos artículos al año y alguien del equipo domina el marcado, el método manual puede ser suficiente. Si el volumen crece, o necesitas publicar también en HTML y EPUB, lo que más tiempo ahorra es producir todos los formatos desde una única fuente.

Si quieres ver cómo quedaría uno de tus artículos, en la página de XML JATS puedes pedirnos una prueba con un manuscrito de tu revista. Y si quieres saber cuánto tiempo podrías ahorrar, prueba la calculadora de ahorro.