La trampa del “gratis”: Cuando la gestión de la revista ahoga la dirección científica
En el mundo de la edición científica, especialmente en el vibrante y a menudo precario ecosistema de las publicaciones universitarias y de sociedades científicas, existe una figura que no aparece en ningún organigrama oficial. Es una sombra que se alarga, un rol asumido por necesidad y no por vocación. Hablamos del editor-informático.
Es ese investigador de prestigio, esa catedrática respetada o ese miembro entusiasta del comité editorial que, una noche de martes, en lugar de estar evaluando la validez metodológica de un artículo que podría cambiar un paradigma, está intentando descifrar un mensaje de error críptico en un foro de soporte. Está peleando con un plugin que ha dejado de funcionar tras la última actualización, o gestionando una caída del servidor que ha dejado la revista inaccesible para autores y revisores en un momento crítico.
Esta figura nace de una de las ideas más nobles y, a la vez, más peligrosas del mundo académico: la idea de lo “gratis”.
Plataformas de código abierto como Open Journal Systems (OJS) han sido, sin lugar a dudas, uno de los mayores motores de la democratización del conocimiento. Han permitido que miles de revistas nazcan, que comunidades científicas sin el respaldo de un gigante editorial puedan tener una voz y participar en el acceso abierto. Su licencia es, en efecto, gratuita. Pero esta gratuidad es una ilusión. Es un espejismo que oculta un coste inmenso, un coste que no se paga en euros o dólares, sino en el recurso más valioso e irremplazable de un equipo editorial: el tiempo estratégico.
El “gratis” de OJS, como se menciona en la comparativa de plataformas, trae consigo costes ocultos en soporte técnico, actualizaciones y experiencia de usuario. Este artículo no es un análisis técnico; es una reflexión sobre el peaje humano y estratégico que pagan las revistas cuando su director científico se ve forzado a convertirse en su gestor de sistemas.
La anatomía del coste oculto
Para entender la trampa, primero hay que diseccionar esos “costes ocultos” y traducirlos de un lenguaje técnico a la realidad diaria de un editor.
El primer coste es el mantenimiento y el “fantasma de la actualización”. OJS, como cualquier software, necesita evolucionar. Se descubren fallos de seguridad, cambian los estándares web, se necesitan nuevas funcionalidades. Esto exige actualizaciones. Para una plataforma SaaS (Software as a Service), la actualización es un proceso invisible, automático y gestionado por el proveedor. Para el editor que autogestiona su OJS, es un evento que se marca en el calendario con temor.
Actualizar no es pulsar un botón. Es hacer una copia de seguridad, cruzar los dedos para que los plugins personalizados sigan funcionando, y rezar para que la “plantilla” visual de la revista no se rompa. El miedo a esta ruptura es tan grande que muchas revistas optan por no actualizar, dejando sus plataformas obsoletas, lentas y, peor aún, peligrosamente inseguras.
El segundo coste es la dependencia del soporte “fantasma”. Cuando la revista está alojada en un servidor de la universidad, el soporte técnico no es un equipo dedicado a la edición científica. Es el equipo de informática general de la institución, un departamento sobrecargado que gestiona el correo electrónico, las matrículas y la red interna. Para ellos, la revista casi nunca es una prioridad “misión-crítica”.
Así, cuando la revista se cae, el editor envía un ticket y espera. Y mientras espera, los autores internacionales no pueden enviar sus trabajos, los revisores no pueden entregar sus evaluaciones y el prestigio de la revista se erosiona con cada hora de inactividad. El editor no tiene control; es un rehén de la cola de prioridades de un departamento que no entiende su urgencia.
El tercer coste es el “Frankenstein” funcional. Una revista moderna necesita mucho más que un lugar para subir y bajar PDFs. Necesita asignación de DOI, integración con ORCID, métricas de citación, compatibilidad con Crossref, herramientas antiplagio, generación de XML-JATS para indexadores como SciELO o PubMed Central, y métricas alternativas.
En un modelo SaaS, estas funcionalidades suelen venir integradas, son parte del servicio. En el modelo OJS, cada una de ellas es, a menudo, un plugin externo que hay que buscar, instalar, configurar y mantener. El editor-informático se pasa la vida cosiendo piezas de distintos desarrolladores, creando un “monstruo de Frankenstein” funcional que amenaza con desmoronarse con cada cambio en el sistema.
El precio estratégico: de director a bombero
Estos costes técnicos son la base de un problema mucho más profundo: el drenaje cognitivo. El problema no es que el editor tenga que hacer estas tareas; el problema es que tiene que pensar en ellas.
La dirección científica de una revista es un trabajo de alta estrategia. Requiere una visión a largo plazo. Requiere preguntarse: ¿Cuáles son las líneas de investigación emergentes en nuestro campo? ¿A qué autores de primer nivel deberíamos invitar para un número especial? ¿Cómo podemos internacionalizar nuestro comité editorial para ganar prestigio? ¿Qué estrategias de visibilidad podemos implementar para que nuestros artículos sean más citados?
Nadie puede pensar en estas preguntas estratégicas cuando su mente está ocupada en un 90% por tareas reactivas.
El editor-informático no es un director; es un bombero. Pasa sus días apagando los fuegos de la operación diaria. El plugin de envío de correos no funciona. El certificado de seguridad SSL ha caducado. Un autor se queja de que no puede subir un archivo de más de 5MB. Un revisor ha olvidado su contraseña y el sistema de recuperación no responde.
Cada una de estas pequeñas crisis roba el ancho de banda mental que debería estar dedicado a la calidad. El resultado es la parálisis estratégica. La revista sobrevive, publica puntualmente, pero no innova. No mejora su experiencia de usuario , no escala, no explora nuevas formas de diseminación. Se convierte en un repositorio funcional de artículos, pero pierde su alma como motor de debate intelectual.
Este coste es invisible en cualquier presupuesto. No aparece en ninguna partida de gastos. Pero es el coste más alto de todos, porque es el coste de la oportunidad perdida. Es la diferencia entre una revista que se limita a existir y una revista que aspira a liderar.
La anatomía del coste oculto
En este ecosistema saturado, un autor de prestigio tiene docenas de opciones para publicar su trabajo. Antes de enviar un manuscrito, ese autor hace un diagnóstico rápido de la revista, y su primera visita es a la página web.
¿Qué encuentra? Si se topa con una interfaz anticuada, que carga lentamente, que no se adapta a su teléfono móvil y que presenta un proceso de envío confuso, ¿qué pensará sobre el rigor editorial que le espera?.
La experiencia de usuario (UX) no es un adorno estético; es la carta de presentación de la revista. Es la primera señal tangible de la seriedad, los recursos y el respeto que la publicación tiene por sus autores y lectores. Una interfaz anticuada, producto de un OJS no actualizado o mal mantenido, envía un mensaje subconsciente pero demoledor: “Somos una revista con pocos recursos”, “No somos tecnológicamente competentes”, “Nuestro proceso será probablemente igual de lento y anticuado que nuestra web”.
El impacto en los revisores es aún más directo. Los revisores son el pilar voluntario del sistema científico. Su tiempo es oro. Si para aceptar una revisión tienen que pelear con un sistema de registro obtuso, si la descarga de los manuscritos es confusa o si la plataforma para entregar su informe es poco intuitiva, es muy probable que rechacen la invitación. El editor no solo pierde un revisor; pierde la oportunidad de mejorar la calidad de un artículo.
Una plataforma SaaS moderna, en cambio, invierte millones en optimizar esta experiencia porque entiende que es una ventaja competitiva. Un diseño limpio, optimizado para móviles y con flujos de trabajo intuitivos no es un lujo: es una herramienta de captación de talento, tanto de autores como de revisores.
La liberación: Redefiniendo el "control"
A menudo, el argumento para mantener un sistema autogestionado como OJS es la idea del “control”. “Queremos tener el control de nuestros datos”, “Queremos controlar el código fuente”, “Queremos controlar el hosting“.
Pero esta es una visión anticuada del control. ¿De qué sirve “controlar” el código si no se tienen los recursos, el tiempo o el conocimiento para modificarlo eficazmente? ¿De qué sirve “controlar” los datos en un servidor propio si ese servidor no tiene las medidas de seguridad adecuadas o las copias de seguridad redundantes que ofrece una infraestructura profesional?.
El verdadero control en la edición del siglo XXI no es el control técnico; es el control estratégico.
El verdadero control es tener la libertad de lanzar un número especial sin preocuparse de que el servidor soporte el pico de tráfico. El verdadero control es poder integrar métricas Altmetric con un solo clic porque la plataforma ya lo incluye. El verdadero control es poder garantizar a los autores que sus artículos se generarán en XML-JATS y se enviarán a todos los indexadores sin que el editor tenga que ejecutar un solo script manual. El verdadero control es liberar al equipo editorial de las cadenas de la informática para que pueda dedicar el 100% de su esfuerzo a la calidad científica.
Este es el cambio de paradigma que propone una solución SaaS. No se trata de “perder el control”, sino de delegar la complejidad para ganar en estrategia. Se trata de tener un socio tecnológico cuyo trabajo es asegurarse de que la plataforma sea invisible, robusta y esté siempre a la vanguardia, permitiendo al equipo editorial hacer lo único que nadie más puede hacer por ellos: dirigir la revista.
Deje de gestionar servidores y empiece a dirigir su revista
El modelo “gratis” del código abierto ha cumplido una función histórica vital. Pero para las revistas que aspiran a crecer, a profesionalizarse y a competir en el escenario internacional, este modelo se convierte en un techo de cristal.
La trampa del “gratis” es sutil porque sus costes no son explícitos. Se disfrazan de “carga de trabajo normal” del editor. Pero no es normal. No es sostenible. Y no es estratégico.
El editor-informático es una figura trágica. Es el síntoma de un sistema que ha olvidado que el objetivo final no es mantener un software en funcionamiento, sino diseminar el conocimiento de la forma más eficaz y rigurosa posible.
El salto a una plataforma SaaS no es una decisión de software; es una decisión de asignación de recursos. Es la declaración de que el tiempo del equipo editorial es demasiado valioso para ser desperdiciado en problemas técnicos. Es, en esencia, la decisión de dejar de ser informáticos a tiempo parcial para, por fin, volver a ser editores a tiempo completo.
Deja de ser el “editor-informático” de tu revista.
Tu tiempo es demasiado valioso para gastarlo en pelear con plugins, actualizaciones manuales y servidores caídos. Tu verdadero trabajo es la dirección científica, no el soporte técnico.
En Index, nos encargamos de toda la infraestructura (hosting, seguridad, actualizaciones automáticas ) para que tú puedas volver a hacer lo que te apasiona: dirigir tu revista.
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