Comment indexer votre revue dans PubMed Central : exigences et préparation technique

Pour une revue biomédicale ou en sciences de la vie, indexer votre revue dans PubMed Central (PMC) représente l’un des gains de visibilité les plus importants : le texte intégral est archivé dans la base de données de la National Library of Medicine des États-Unis et accessible depuis PubMed, l’un des moteurs de recherche les plus utilisés par les chercheurs et les cliniciens.

La procédure d’admission comporte deux volets bien distincts : une évaluation de la qualité scientifique et éditoriale, et une évaluation technique des fichiers. De nombreuses revues franchissent la première étape et butent sur la seconde. Nous passons ici en revue les deux.

Conditions préalables à la candidature

Selon les critères publiés par PMC, la revue doit remplir les conditions suivantes avant de déposer sa candidature :

• Un ISSN correctement enregistré et vérifiable dans le registre de l’ISSN International Centre.
• Une publication électronique conforme à la politique d’accès de PMC.
• Au moins 25 articles de recherche évalués par les pairs publiés dans leur version définitive. En cas de changement d’éditeur ou d’autre changement important, au moins 20 articles publiés depuis ce changement.
• Le respect des règles linguistiques de PMC.
• Un éditeur justifiant d’au moins deux ans de publication académique de qualité en sciences de la vie (PMC peut examiner des dossiers avec un historique plus court si l’équipe possède une expérience reconnue).
• Un champ biomédical ou des sciences de la vie, avec une politique d’évaluation par les pairs claire et publiée.

Évaluation scientifique et éditoriale

PMC vérifie que la revue publie principalement du contenu primaire évalué par les pairs — articles originaux, revues de littérature, protocoles, cas cliniques, descriptions de données — et qu’elle dispose de politiques éditoriales et éthiques solides, appliquées de manière cohérente. Les candidatures présentant des problèmes systématiques de qualité ou d’éthique sont écartées dès le premier tri.

Si la revue ne franchit pas cette étape, elle doit attendre 24 mois avant de pouvoir candidater à nouveau. Mieux vaut donc revoir en profondeur les politiques, les instructions aux auteurs et la transparence avant de postuler.

Évaluation technique : là où de nombreuses revues échouent

Une fois l’évaluation scientifique réussie, la revue doit remplir une liste de contrôle technique et envoyer un échantillon d’environ 25 articles récents et représentatifs avec tous leurs fichiers : XML, PDF, images en haute résolution et matériel supplémentaire.

PMC vérifie que ces fichiers respectent ses critères minimaux de données et ses spécifications de dépôt, et que le contenu de chaque article correspond fidèlement à la version publiée. Si des erreurs subsistent après trois cycles de corrections, la candidature est rejetée.

Les problèmes les plus fréquents à ce stade sont :

• Un XML JATS qui ne se valide pas ou auquel il manque des éléments obligatoires.
• Des écarts entre le XML et le PDF publié (titres, auteurs, tableaux ou références qui ne correspondent pas).
• Des images de résolution insuffisante ou mal liées depuis le XML.
• Des métadonnées incomplètes : dates, licence, financement ou affiliations.

Comment se préparer avant de candidater

1. Revoyez vos politiques éditoriales : évaluation par les pairs, éthique, conflits d’intérêts, rétractations. Elles doivent être publiées et appliquées.
2. Produisez le XML JATS de façon systématique, et non article par article avec des méthodes différentes. La cohérence entre les articles est essentielle lors de l’évaluation technique.
3. Validez vos fichiers avec les outils de validation et le vérificateur de style proposés par PMC avant d’envoyer l’échantillon.
4. Garantissez la cohérence entre les formats : le XML, le PDF et le HTML doivent correspondre à la même version de l’article.
5. Préparez les images à la résolution exigée par les spécifications de PMC.

Comment Index Production peut vous aider

Index Production génère le XML JATS, le PDF, le HTML et l’EPUB à partir d’une source unique : le fichier Word de l’auteur. Comme tous les formats proviennent de la même origine, ils restent synchronisés et chaque correction n’est appliquée qu’une seule fois. C’est exactement ce qu’il faut pour préparer un échantillon de 25 articles cohérent et sans divergences.

Si vous préparez une candidature à PMC ou à d’autres bases de données comme SciELO, nous pouvons faire un essai avec un article de votre revue. Et si vous souhaitez estimer le temps de production que vous pourriez libérer, utilisez notre calculateur d’économies.

Les exigences décrites s’appuient sur les informations publiées par PMC concernant sa procédure de candidature et d’évaluation. Consultez toujours la page officielle de PMC avant de candidater, car les critères peuvent évoluer.